Plusieurs grandes réunions et conférences d’entreprise donnent le coup d’envoi du programme de l’événement avec ce qui est une séance d’ouverture, parfois appelée séance plénière ou séance générale d’ouverture. Ces sessions sont le plus souvent associées aux grandes conférences, congrès ou conventions, mais elles peuvent également être utilisées pour des événements d’entreprise plus petits.
Les sessions d’ouverture sont toujours prévues pour une période de temps déterminée au début du programme. Elles durent généralement d’une à deux heures. Les présentations qui sont programmées pendant ces moments peuvent offrir aux organisateurs et aux hôtes d’événements une occasion unique de s’adresser à leurs participants.
Qu’est-ce qui constitue une session d’ouverture ?
Les sessions générales d’ouverture se caractérisent par une présentation programmée ou une série de présentations par une variété d’intervenants. Elles visent à s’adresser au grand public.
Certains programmes d’événements offrent éventuellement des séances simultanées en petits groupes au cours desquelles les participants se divisent en petits groupes pour des présentations et des ateliers. D’autres divisent le public presque immédiatement pour des sessions qui sont dédiées à certains rôles, ensembles de compétences ou intérêts. Mais la séance plénière sert à s’adresser à tous les participants à l’événement ensemble.
Le responsable de l’organisateur pourrait choisir de couvrir les points généraux de l’ordre du jour et de souligner les objectifs du programme global. Les séances d’ouverture comprennent aussi habituellement un conférencier principal et d’autres présentateurs qui aident à donner le ton à la convention.
Ces présentations peuvent être tenues dans une variété de formats, mais les séances elles-mêmes sont par définition ouvertes à tous les participants.
Pourquoi commencer par une séance plénière ?
Les sessions générales d’ouverture les plus efficaces sont celles qui sont organisées au profit du public et des participants à l’événement, et non des organisateurs de l’événement. Les organisateurs de l’événement peuvent profiter de l’occasion pour aborder les affaires de l’entreprise ou de l’association, la logistique de l’événement et les points de l’ordre du jour, mais une excellente séance plénière doit également divertir et motiver le public.
Les programmes efficaces nécessitent l’engagement et l’intérêt du public. Les organisateurs d’événements doivent se battre pour récupérer cet intérêt s’ils le perdent dès le début. Les séances générales d’ouverture doivent démarrer le programme sur une note forte.
Objectifs et buts
Les grandes séances d’ouverture ont tendance à aborder une combinaison des objectifs suivants :
- Motiver, éduquer, et/ou divertir et engager le public.
- Donner le ton du programme.
- Créer une expérience mémorable.
- Partager des informations importantes.
Les meilleures séances générales d’ouverture atteignent tous ces objectifs. La séance plénière d’une conférence annuelle pourrait inclure un message de bienvenue du président de l’organisation, suivi d’un discours du maître de cérémonie qui servira de modérateur pendant toute la durée de l’événement.
La séance plénière peut se terminer sur une note forte avec un orateur principal invité qui fait une présentation sur la motivation des participants à atteindre certains objectifs.
Quand c’est bien fait
Une bonne séance générale d’ouverture donnera l’ambiance de tout l’événement. Vous maintiendrez l’intérêt si vous parvenez à garder votre session plénière optimiste. Vous voulez motiver les participants. Transmettez des informations qu’ils ne connaissaient pas auparavant comme un avant-goût des choses à venir. Établissez une connexion avec eux.
Et, oui, c’est bien de prévoir un peu de divertissement, mais vous ne voulez pas que le divertissement soit tout le spectacle.