Mises à jour de la facturation de la physiothérapie pour 2017 – Examinez les nouveaux codes

Rapport de limitation fonctionnelle (FLR) &Codes G, modificateur KX, avis ABN

(Plus, 12 choses que chaque facturier PT doit savoir !)

Quel est le montant du plafond de thérapie pour 2017?

Les plafonds de thérapie Medicare ont changé pour 2017. Il y a un plafond de 1 980 $ pour le PT et l’orthophonie combinés (en hausse par rapport à 1 960 $ en 2016 et 1 940 $ en 2015, donc en accord avec la tendance à la hausse de 20 $ par an). Il y a également un plafond de 1 980 $ pour l’OT, le montant annuel par bénéficiaire du plafond de thérapie est de 1 960 $ pour les services de physiothérapie et d’orthophonie combinés, et il y a un montant distinct de 1 960 $ alloué pour les services d’ergothérapie.

Les montants de la franchise et de la coassurance comptent dans le montant appliqué à la limite. En outre, il existe un processus d’exemption jusqu’à la fin de 2017 lorsque la nécessité médicale exige des services au-delà du plafond. Cependant, un examen médical manuel est requis dès que les dépenses atteignent 3 700 $.

Pour facturer dans le cadre de l’exemption, le modificateur KX doit être utilisé. Selon CMS, lorsque vous utilisez le modificateur KX, vous attestez que les services que vous avez fournis sont raisonnables et nécessaires et qu’il existe une documentation de nécessité médicale dans le dossier médical du bénéficiaire

Medicare définit la nécessité médicale comme des services qui sont : Raisonnables et nécessaires, pour le diagnostic ou le traitement d’une maladie ou d’une blessure ou pour améliorer le fonctionnement d’un membre du corps malformé, et, qui ne sont pas exclus en vertu d’une autre disposition du programme Medicare.

2. Quel est le but de la déclaration des limitations fonctionnelles ?

Les données du code G sont à titre informatif et ne sont pas liées au remboursement. L’objectif projeté par le thérapeute en matière de résultat fonctionnel à la fin du traitement doit être déclaré sur la première demande de remboursement, puis à nouveau après dix visites, et encore une fois à la fin du traitement. Les limitations fonctionnelles et les objectifs doivent être déclarés à :

• L’évaluation initiale
• Toutes les 10 visites
• À la sortie

Les modificateurs indiquent l’étendue de la gravité et de la complexité de la limitation fonctionnelle.

3. Que se passe-t-il lorsque le plafond thérapeutique est dépassé ?

Si le traitement dépasse le plafond thérapeutique de 1900 $, et que le traitement supplémentaire est justifié par une nécessité médicale, une exception automatique utilisant le modificateur KX est utilisée. Aucune documentation spécifique n’est requise pour traiter les exceptions automatiques. Seul le clinicien est responsable de s’assurer que le patient est admissible selon les directives du manuel de Medicare. En attachant le modificateur KX (à un code d’acte thérapeutique soumis à la limite du plafond), le prestataire atteste que les services facturés :

• Qualifiés pour l’exception de plafond
• Sont des services raisonnables et nécessaires qui requièrent les compétences d’un thérapeute ; et
• Sont justifiés par une documentation appropriée dans le dossier médical.

4. Que se passe-t-il lorsque le seuil maximal de 3700 $ est dépassé ?

Le traitement après 3700 $ nécessite un examen médical manuel pour l’exemption et le remboursement. À partir du 1er avril 2013, les Medicare Administrative Contractors (MAC) travailleront par l’intermédiaire des Recovery Audit Contractors (RAC) pour établir la nécessité médicale. Les RAC disposent de 10 jours pour répondre à la documentation détaillant la nécessité médicale.

5. Que sont les avis préalables de non couverture (ABN) et quand en ai-je besoin ?

Une fois que le plafond thérapeutique de 1900 $ est dépassé, pour recevoir un remboursement CMS quel qu’il soit, un avis préalable de bénéficiaire (ABN) signé est requis de la part de votre patient avec une explication que les services au-delà du montant plafond peuvent ne pas être couverts. Cela vous protège, vous et votre patient, et vous permet de soumettre la demande de remboursement à Medicare avec le modificateur KX pour un refus en attendant la révision médicale du RAC. Les modificateurs qui peuvent être utilisés sont GA/GY/GX.

6. Déclaration des limitations fonctionnelles et codes G.

La déclaration des limitations fonctionnelles sur le formulaire de demande sera mise en œuvre le 1er janvier 2013. Pour assurer une transition en douceur, la CMS prévoit une période de test du 1er janvier 2013 au 1er juillet 2013. Après le 1er juillet 2013, les demandes soumises sans les codes G et les modificateurs appropriés seront refusées.

7. Comment utiliser tous les nouveaux codes G et modificateurs

Mobilité

• G8978 Mobilité : Marche & se déplacer limitation fonctionnelle, état actuel, au début de l’épisode thérapeutique et aux intervalles de déclaration
• G8979 Mobilité : Marche & se déplaçant autour de la limitation fonctionnelle, état d’objectif projeté, au début de l’épisode thérapeutique, aux intervalles de déclaration, et à la sortie ou pour terminer la déclaration
• G8980 Mobilité : Marche & se déplacer autour de la limitation fonctionnelle, état de sortie, à la sortie de la thérapie ou à la fin de la déclaration

8. Changement & Maintien de la position du corps

• G8981 Changement & maintien de la position du corps limitation fonctionnelle, état actuel, au début de l’épisode thérapeutique et aux intervalles de déclaration
• G8982 Changement & maintien de la position du corps limitation fonctionnelle, état d’objectif projeté, au début de l’épisode de thérapie, aux intervalles de déclaration et à la sortie ou à la fin de la déclaration
• G8983 Changement & de la limitation fonctionnelle de la position du corps, état de sortie, à la sortie de la thérapie ou à la fin de la déclaration

9. Portage, déplacement & manipulation d’objets

• G8984 Portage, déplacement & manipulation d’objets limitation fonctionnelle, état actuel, au début de l’épisode thérapeutique et aux intervalles de déclaration
• G8985 Portage, déplacement & manipulation d’objets limitation fonctionnelle, état d’objectif projeté, au début de l’épisode de thérapie, aux intervalles de déclaration, et à la sortie ou à la fin de la déclaration
• G8986 Porter, se déplacer & objets de manutention limitation fonctionnelle, état de sortie, à la sortie de la thérapie ou à la fin de la déclaration

10. Autosoins

• G8987 Limitation fonctionnelle d’autosoins, état actuel, au début de l’épisode thérapeutique et aux intervalles de déclaration
• G8988 Limitation fonctionnelle d’autosoins, état d’objectif projeté, au début de l’épisode thérapeutique, aux intervalles de déclaration et à la sortie ou à la fin de la déclaration
• G8989 Limitation fonctionnelle d’autosoins, état à la sortie, à la sortie de la thérapie ou à la fin de la déclaration

11. Autre limitation fonctionnelle primaire PT/OT

• G8990 Autre limitation fonctionnelle primaire physique ou occupationnelle, état actuel, au début de l’épisode thérapeutique et aux intervalles de déclaration
• G8991 Autre limitation fonctionnelle primaire physique ou occupationnelle, état d’objectif projeté, au début de l’épisode de thérapie, aux intervalles de déclaration et à la sortie ou à la fin de la déclaration
• G8992 Autre limitation fonctionnelle primaire physique ou professionnelle, état à la sortie, à la sortie de la thérapie ou à la fin de la déclaration

12. Autre limitation fonctionnelle subséquente PT/ OT

• G8993 Autre limitation fonctionnelle subséquente physique ou occupationnelle, état actuel, au début de l’épisode thérapeutique et aux intervalles de déclaration
• G8994 Autre limitation fonctionnelle subséquente physique ou occupationnelle, état d’objectif projeté, au début de l’épisode thérapeutique, aux intervalles de déclaration, et à la sortie ou à la fin de la déclaration
• G8995 Autre limitation fonctionnelle ultérieure physique ou professionnelle, état à la sortie, à la sortie de la thérapie ou à la fin de la déclaration

Il est nécessaire d’attribuer au moins 2 modificateurs à chaque ligne de code G.
Le premier modificateur est le modificateur de gravité fonctionnelle qui reflétera soit l’état actuel, soit l’état cible projeté de la limitation, selon le code utilisé. Une échelle de pourcentage à sept niveaux (voir tableau ci-dessous) sera utilisée pour cette déclaration particulière.

Le deuxième modificateur sera le familier GP, GO ou GN selon la discipline appropriée (physiothérapie, ergothérapie ou orthophonie).

Modificateur Déficience Limitation Restriction

• CH – 0 pour cent de déficience, limité ou restreint
• CI – Au moins 1 pour cent mais moins de 20 pour cent de déficience, limité ou restreint
• CJ – Au moins 20 pour cent mais moins de 40 pour cent de déficience, limité ou restreint
• CK – Au moins 40 pour cent mais moins de 60 pour cent de déficience, limité ou restreint
• CL – Au moins 60 pour cent mais moins de 80 pour cent de déficience, limité ou restreint
• CM – Au moins 80 pour cent mais moins de 100 pour cent de déficience, limité ou restreint
• CN – 100 pour cent de déficience, limité ou restreint

Facturation de la physiothérapie

La facturation de la physiothérapie est unique en ce sens que l’on facture les modalités et le traitement thérapeutique rendus par le physiothérapeute. Le kinésithérapeute est unique en ce sens qu’il évalue, prescrit et rend son propre plan de traitement. Comme il n’est pas le médecin traitant, il travaille sous la supervision d’un médecin référent. L’objectif du thérapeute est la réhabilitation du système musculaire qui a été blessé ; et comme il y a plus de 300 muscles dans tout le corps, tous reliés à des tendons et à des tissus mous, la facturation du traitement de physiothérapie peut être complexe.

De plus, la pratique de la physiothérapie peut être décomposée en accent de spécialité consistant en soins aigus, PT aquatique, PT cardiovasculaire et pulmonaire, électrophysiologie clinique et gestion des plaies, éducation PT, gériatrie, réadaptation de la main, santé à domicile, neurologique, oncologie, orthopédie, pédiatrie, recherche PT, PT sportive et santé des femmes. Et le domaine de la médecine physique et de la réadaptation ou physiatrie dont fait partie la physiothérapie est également partagé par l’ergothérapie (OT) et l’orthophonie (SP).

Dans la facturation de la physiothérapie, il faut tenir compte du fait que jusqu’à quatre payeurs différents peuvent être impliqués dans un seul scénario de paiement, et qu’une seule personne pourrait avoir plusieurs dossiers simultanés ouverts en raison de blessures multiples, comme un accident de voiture, qui serait couvert par l’assurance automobile ; Un accident du travail, qui sera couvert par l’indemnisation des accidents du travail ; et une foulure ordinaire provoquée par un événement sportif qui peut être couverte par l’assurance privée de la personne ou celle de son conjoint (ou les deux).

Puis tout ce qui n’est pas couvert par l’assurance maladie deviendra finalement la responsabilité du patient, (appelé dans les cercles de facturation « la part du patient »), qui peut prendre la forme de Co-paiements, de Franchises, ainsi que de tous les traitements qui n’étaient pas couverts par les prestations d’assurance du patient. La facturation de la kinésithérapie ne concerne pas les médicaments sur ordonnance, car les pharmacies facturent séparément leurs propres demandes de remboursement. Seuls les services rendus par le kinésithérapeute et ses assistants sont facturés dans le cadre de la facturation de la kinésithérapie.

Processus de facturation de la physiothérapie étape par étape

Voici une carte étape par étape du processus de facturation de la physiothérapie en détail :

Etape #1 : CRÉER DES CHARGES

• Saisir le patient
• Créer le cas
• Saisir les informations de facturation
• Imprimer la réclamation ou les charges par lots

Étape #2 : SOUMETTRE LES RÉCLAMATIONS

• Réclamations par lot
• Télécharger le lot
• ou imprimer les réclamations papier

Étape #3a : POST PAIEMENTS (EOBs)

• Saisir le chèque
• Rechercher le patient
• Appliquer/poster le paiement
• Ajustements / Radier ou transférer le solde
• Soumettre toute réclamation SECONDAIRE / Répéter l’étape #3

Étape 3b : PAIEMENTS DES PATIENTS : Ajuster, radier, transférer le solde

Étape 3c : AVIS DE REMISE ÉLECTRONIQUE (ERAs)

• Télécharger les ERAs
• Examiner le paiement
• Auto-enregistrer les paiements
• Examiner le rapport d’enregistrement

Étape #4 : – SUIVI DES ASSURANCES

• Recherche de réclamations anciennes
• Examen de l’historique des réclamations
• Appeler le payeur
• Enregistrer des notes
• Définir des rappels
• Corriger la réclamation
• Refacturer les réclamations

Étape 5 : – RÉCONCILIATION DE FIN DE MOIS

• Générer un rapport charges-paiements
• Réconcilier le mois
• Clôturer le mois
• Générer des rapports financiers

La rencontre avec le patient

Vérification des prestations d’assurance
Avant qu’un patient n’arrive pour sa physiothérapie, Les bonnes pratiques imposent de valider l’assurance du patient et de vérifier qu’elle inclut le traitement de kinésithérapie. La vérification de l’éligibilité à l’assurance révèle également le co-paiement du patient et toute franchise dont il peut disposer. La chasse aux paiements après que le patient a quitté le bureau peut prendre du temps, être coûteuse et très inefficace, il est donc impératif que la responsabilité du patient soit déterminée et collectée avant son départ.

L’évaluation initiale
La rencontre avec le patient commence par une recommandation du médecin de soins primaires ou du spécialiste, et elle commence par un examen complet des systèmes liés à la blessure. Cet examen est effectué par le physiothérapeute. La kinésithérapie est un domaine spécialisé et les médecins s’appuient dans une large mesure sur l’évaluation du kinésithérapeute quant à la gravité de la blessure, sur les perspectives de réadaptation, et pour un plan de traitement de réadaptation appelé Plan de soins (POC)

Sauf si le médecin référent est également un physiatre ou un docteur en ostéopathie (un médecin spécialisé dans les tissus musculaires et mous, et qui est capable de faire des injections et de prescrire des médicaments), il arrive presque toujours que l’évaluation, la recommandation et le plan d’un PT soient souscrits sans arrière-pensée par le médecin référent.

Codes de traitement de la PT
L’ensemble actuel des codes de traitement est la CIM-9, c’est-à-dire la classification internationale des maladies, 9e édition publiée par l’Organisation mondiale de la santé à des fins de gestion de la santé et à des fins cliniques. Elle est actuellement remplacée par la CIM-10, beaucoup plus complète, qui décuple les codes existants. La CIM-10 doit entrer en vigueur en janvier 2015.

Superfacture
« Superfacture » est le surnom généralement donné à l’antisèche d’un thérapeute des codes de diagnostic et de procédure les plus couramment utilisés. Ce document est souvent remis ou faxé à l’émetteur de factures en tant que document source primaire utilisé par l’émetteur de factures pour déterminer le niveau de codage approprié pour chaque rencontre avec le patient (Voir un exemple de Superfacture de physiothérapie ici).A
Facturer l’évaluation initiale
Une évaluation initiale par un kinésithérapeute est facturée à l’assurance sous le code CPT 97001. En plus de l’examen, si des modalités ou des traitements sont également rendus, il faudra un modificateur 25.
Le traitement pourrait inclure un massage thérapeutique, une stimulation musculaire électronique, une thérapie par la glace pour réduire l’enflure, des étirements, un reconditionnement musculaire, des exercices thérapeutiques et toute autre activité de réadaptation prescrite par le physiothérapeute dans le plan de soins signé par le médecin référent.

Bien qu’il puisse y avoir des centaines de diagnostics pour toutes les blessures potentielles, la physiothérapie et la facturation de la physiothérapie se concentrent sur la douzaine de procédures et d’activités de traitement de réadaptation qui peuvent être rendues par le physiothérapeute et le personnel. Il en existe d’autres, mais les codes de procédure les plus couramment utilisés pour la facturation de la physiothérapie sont les suivants :

• 97001 Évaluation initiale
• 97002 Réévaluation. Utilisée lorsqu’un changement significatif de l’état du patient ou du plan de traitement se produit,
  par exemple, un patient subit un accident vasculaire cérébral ou une chute grave qui modifie son plan de soins (POC)
• 95852 Mesures de l’amplitude des mouvements ne faisant pas partie d’un examen
• 97750 Test de performance physique
• 97014 Stimulation musculaire électronique (EMS)
• 97035 Traitement par ultrasons
• 97010 Thérapie par la glace
• 97110, 97112 Exercice thérapeutique
• 97545 Durcissement/conditionnement au travail (après 2 heures initiales +97546 chaque heure supplémentaire)
• 97150 Thérapie de groupe
• 97116, Entraînement à la marche
• 97110 Activités d’équilibre
• 97010-97028 Service supervisé qui ne nécessite pas la présence du thérapeute (ex. Étirements, marche,
  autres activités thérapeutiques non spécifiées requises par le POC)
• 97542 Gestion/instruction du fauteuil roulant (chaque 15 minutes, 1 unité)
• 97535 Autosoins/gestion à domicile
• 97032- 97039 Programme de maintien fonctionnel/programme d’exercices à domicile

Codes PT occasionnels, moins couramment utilisés :

• 97760 Fabrication d’attelles : Gestion et formation des orthèses, y compris l’évaluation et l’ajustement du membre supérieur,
  du membre inférieur et/ou du tronc, chaque 15 minutes
• 97597, 97598 et 97601, 97602 : Débridement de plaie par physiothérapie. Utilisé lorsque le traitement est délivré dans le cadre
  d’un plan de soins de thérapie (POC). (Le dossier médical du patient doit présenter des documents étayant la nécessité des
  compétences d’un thérapeute ainsi que la mesure objective d’une amélioration significative du patient).
• Le code 97601 est défini comme l’élimination des tissus de la plaie ; débridement sélectif sans anesthésie par ciseaux,
  scalpel, pince à épiler, jet d’eau à haute pression, facturé par séance.
• est un débridement non sélectif, sans anesthésie avec des pansements humides à secs, où une abrasion enzymatique peut
  être présente, facturé par séance
• Ne pas attribuer à la fois 97601 et 97602 pour la même plaie

Codes de thérapie de groupe

• 97150 Procédure thérapeutique, groupe avec deux individus ou plus
• Nécessite la présence constante d’un médecin ou d’un thérapeute
• Traitement simultané de deux patients ou plus qui peuvent ou non effectuer les mêmes activités où
  le thérapeute partage son attention entre les patients.
• La thérapie de groupe et la thérapie individuelle peuvent avoir lieu le même jour

Facturation des traitements post-évaluation
Après avoir effectué l’évaluation initiale, le code de facturation du rendez-vous de physiothérapie passe de 97001 (évaluation initiale) à la facturation des seules thérapies. Les traitements et activités thérapeutiques effectués par le physiothérapeute ou ses assistants suivront le plan de traitement soumis au médecin traitant par le physiothérapeute. Dans le cas d’un accident du travail ou d’un accident automobile, le traitement pourrait se poursuivre indéfiniment, mais dans le cadre d’une assurance privée ou de Medicare, les patients ont généralement droit à 16 semaines de traitement par incident.

Modificateurs de codeCPT
La facturation de la physiothérapie se fait en fonction de la date de traitement du service, mais les assurances, afin d’éviter de payer des demandes en double, rejettent automatiquement les dates de service identiques. Or, il n’est pas rare qu’un patient suive une thérapie plus d’une fois par jour en raison de ses horaires ou autres. Comme la kinésithérapie est facturée par date de service et que les assurances rejettent d’emblée les dates de service identiques, il faut surmonter ce problème en utilisant le modificateur 59, qui indique à l’assureur qu’il ne s’agit pas d’une demande en double, mais d’une demande valide pour deux traitements le même jour. La facturation de la kinésithérapie comporte d’autres modificateurs de code de procédure qui sont couramment utilisés pour communiquer les variations au sein des codes de facturation de la kinésithérapie eux-mêmes. Il s’agit des modificateurs 25, 21, 51 et GP. L’utilisation d’un mauvais modificateur déclenche automatiquement un drapeau rouge et une surutilisation persistante déclenche une suspicion de fraude à l’assurance.

• Modificateur 25. Utilisé en conjonction avec le CPT 97001 pour les nouveaux patients, les réévaluations périodiques, les re-blessures et
  les conseils de sortie des soins actifs.
• 21 Modificateur. Utilisé dans l’occasion où le traitement physique dépasse le plus haut niveau de codage d’une
  procédure, tel que le conseil prolongé au patient. Le modificateur 21 nécessite presque toujours une documentation.
• Modificateur GP. Utilisé lorsque les services sont fournis dans le cadre d’un plan de soins de kinésithérapie ambulatoire (par exemple, par un kinésithérapeute de Home
  Health).

Initiative nationale de codage correct (CCI)
Les vérifications sont le terme utilisé pour attraper les erreurs de réclamation dans les soumissions de réclamations électroniques. Les Edits de l’Initiative nationale de codage correct (CCI) indiquent les services qui ne doivent pas être facturés ensemble. Toutes les réclamations de kinésithérapie qui sont soumises à Medicare sont soumises aux éditions CCI, qui comprennent le code mutuellement exclusif et les codes qui ne sont PAS normalement effectués ensemble.

Gestion du cycle des revenus De la visite du patient au paiement final

DENIALS
Les refus sont différents des rejets en ce sens que la demande a été acceptée par le payeur comme correctement remplie, mais que le paiement a été refusé en raison d’un certain nombre de raisons, comme, ou la documentation de nécessité médicale requise. Ce type de refus est facile à gérer en comprenant le code d’erreur.
Puis il y a le mauvais type de refus « le type évitable, lorsque les demandes sont refusées en raison de l’absence de prestations, ou de l’absence d’autorisation préalable, et les thérapeutes finissent par se faire avoir (pas de paiement). Parfois, cela se produit à cause d’erreurs honnêtes commises par un personnel inexpérimenté. Les facturiers expérimentés voient rarement des refus de prestations et de nombreux refus de prestations finissent par vous faire perdre votre emploi. Les refus de prestations se produisent lorsque la personne du front office qui a saisi le rendez-vous omet de vérifier l’éligibilité à l’assurance avant que le patient n’arrive.

Best Practices in Physical Therapy Billing
Il est très important de comprendre que bien qu’une demande refusée puisse être soumise à nouveau et faire l’objet d’un appel, cela a un coût surprenant. Des recherches approfondies nous indiquent que le coût de la soumission de la demande initiale d’assurance médicale est d’environ 3,25 $. Mais soumettre à nouveau la même demande en raison d’un refus coûte en moyenne 57 $. Donc, s’assurer que les avantages sont en place et que le formulaire de demande est correctement rempli dès la première fois peut faire la différence entre la rentabilité et la faillite d’un cabinet.
Les meilleures pratiques en matière de facturation de la thérapie physique exigent : 1.) Un évitement des erreurs courantes. 2.) Une connaissance du  » jeu du payeur « , car certains payeurs refuseront les demandes sans raison légitime, et 3.) Une approche organisée, fanatique et quotidienne pour faire appel des demandes non payées. Avoir le bon logiciel de facturation de la physiothérapie est un élément stratégique pour gérer efficacement le cycle de revenu du patient au paiement.

Facturation des payeurs commerciaux
Les payeurs commerciaux peuvent être notoirement connus pour retarder les paiements, même au point où un émetteur de factures est tout à fait certain que la demande a été refusée d’emblée sans aucune raison. Une étude aléatoire de 14 pratiques bien gérées et non liées a montré que plus des deux tiers de leurs demandes impayées depuis 90 jours étaient des payeurs commerciaux refusant de payer une demande qui avait des avantages vérifiés, une référence autorisée et où la nécessité médicale était correctement documentée  » et il y avait encore des problèmes pour être payé.

Comptes débiteurs
Les comptes débiteurs sont le fléau de l’existence d’un émetteur de factures, et les payeurs commerciaux sont leur némésis. Les pires contrevenants sont souvent les grands acteurs tels que Blue Cross / Blue Shield et United Healthcare. Les facturiers ont coutume de dire que « Medicaid ne paie peut-être pas beaucoup, mais ce qu’il paie, il le paie rapidement ». Un oiseau dans la main en vaut deux dans la brousse.
Les payeurs commerciaux sont des payeurs non gouvernementaux/étatiques. Des exemples de payeurs commerciaux seraient BC/BS, United Healthcare, Aetna et Cigna (parmi des milliers d’autres). Les payeurs gouvernementaux et étatiques comprennent Medicare, Medicaid, Tri-Care (anciens combattants), Railroad (travailleurs gouvernementaux retraités), l’indemnisation des travailleurs de l’État, l’assurance automobile et les soins aux indigents « programmes de bien-être pour les enfants défavorisés dont le financement est souvent un mélange de Medicaid et d’autres sources de l’État et du comté.

Appeler les refus / Traiter les tactiques de blocage
L’industrie médicale est la seule profession où être payé pour les services rendus est facultatif. Dans aucune autre profession, un gallon de lait est à 3,95 $, puis quelqu’un dit, oh, « vous ne recevez que 1,65 $, à prendre ou à laisser ».

L’art de gérer les réclamations impayées par un facturier médical est un art de diligence proactive. Lorsque les réclamations sont soumises par voie électronique, puis après 10 jours, il n’y a pas de réponse du payeur, cela doit déclencher des alertes pour agir. C’est là qu’un logiciel efficace joue un rôle crucial dans la gestion des demandes de remboursement. Par exemple, si un groupe typique de kinésithérapeutes traite 60 patients par jour, l’émetteur de factures devra traiter plus de mille demandes en un mois. Dans un court laps de temps, vous aurez à traiter près de 4000 mille demandes. Sans un excellent logiciel de facturation pour la thérapie physique, des centaines et des centaines de demandes non payées ne seraient pas traitées et passeraient entre les mailles du filet. Les meilleures pratiques de facturation de la thérapie physique exigent qu’une attention organisée, fanatique et quotidienne soit accordée à la chasse aux demandes d’assurance non payées.

Déni de Medicare
Du point de vue d’un thérapeute physique, voici les principales raisons pour lesquelles les évaluations thérapeutiques sont refusées par Medicare. Évitez la surutilisation, ou l’exécution routinière des réévaluations.

• Évaluations routinières annuelles ou non mandatées
• Réévaluations routinières sans documentation d’un changement de condition ou de déficience
• Évaluation pour le déconditionnement après une hospitalisation lorsque la fonction antérieure est prévue de revenir spontanément
• Évaluations routinières préopératoires pour déterminer les besoins post-chirurgicaux

Comment éviter les révisions de réclamations !
L’observation des meilleures pratiques de codage en physiothérapie vous empêchera d’être la cible de révisions de réclamations :

• Éviter la surutilisation des codes de haut niveau
• Éviter la facturation routinière de 4 services ou plus par visite
• Pas de changement de protocole de traitement
• Soins prolongés pour des conditions noncompliquées
• Ancienne date de début sur le formulaire de demande de remboursement
• Tests diagnostiques inhabituels
• Tests diagnostiques répétés
• Invalidité de longue durée
• Soins préventifs ou de soutien

Collecte et recouvrement des revenus
La collecte et le recouvrement des revenus sont une question de dernier recours ; et les cabinets forts et bien gérés essaient de fonctionner avec un solde de créances proche de zéro. Mais dans le monde réel, les assurances refusent de payer et les patients peuvent ne pas avoir d’argent pour payer. Pour les personnes âgées par exemple, ces soldes de créances irrécouvrables sont généralement dépréciés car si Medicare ou Medicaid refuse de payer, il n’y a aucun espoir d’être payé par une personne indigente. Si quelqu’un a les moyens de payer, alors des arrangements de paiement peuvent être faits et ces arrangements doivent être gérés.
À la discrétion des propriétaires, d’autres peuvent être envoyés en recouvrement. C’est un fait bien documenté que les réclamations qui restent impayées pendant plus de 120 jours, n’ont qu’une petite chance d’être payées, et cela représente un problème important pour la trésorerie et la viabilité d’un cabinet.

Le but du maintien des meilleures pratiques en matière de facturation de la thérapie physique est d’éviter, autant que possible, de jamais permettre que l’admissibilité ne soit pas vérifiée, l’erreur de réclamation, les rejets, les refus ou les collections. Mais dans le cas où ils se produisent inévitablement, le professionnel de la facturation intervient et sauve la journée, rendant toutes les choses correctes en maintenant diligemment les meilleures pratiques dans la facturation de la thérapie physique.

Fermeture de fin de mois
L’importance de la fermeture du mois est de sorte que vous avez un rapprochement complet et une comptabilité précise des activités financières et de facturation du mois. Certains logiciels de facturation de la thérapie physique, comme le nôtre, ont une fermeture de fin de mois flexible, ce qui signifie que vous pouvez toujours comptabiliser les paiements mais que vous ne pouvez pas ajouter de nouvelles dates de service au mois. C’est ce qu’on appelle une clôture souple, qui vous donne un temps flexible pour terminer les paiements et les ajustements du mois et la comptabilité des patients.