En tant qu’humains, nous avons tendance à nous concentrer davantage sur les choses que nous devons faire que sur celles que nous avons déjà faites. Ce que l’on appelle « l’effet Zeigarnik », du nom du psychologue russe Bluma Zeigarnik, signifie que nos esprits nagent souvent avec toutes les tâches, les responsabilités et les notes mentales sur lesquelles nous pensons que nous devrions nous concentrer.
Toutes ces tâches et tous ces projets qui doivent être réalisés, cette liste mentale de choses à faire, sans une hiérarchie claire d’importance, peuvent nous empêcher de rester concentrés et de réellement faire les choses.
Une façon de combattre tout ce bruit Zeigarnik est de tout noter. Faites une véritable liste de choses à faire. Des études ont été faites, et il a été démontré que le simple fait de noter les tâches peut tout simplement » vous rendre plus efficace « .
Mais, même avec une liste de choses à faire, avant de réellement faire quoi que ce soit, il est nécessaire d’avoir une idée claire de vos priorités.
Cela semble assez simple, non ? Malheureusement, il peut être difficile de déterminer quelles sont les priorités. C’est un processus compliqué qui implique de peser le coût par rapport à la valeur, l’effort par rapport au temps, et pour beaucoup d’entreprises, impliquera probablement de nombreuses parties prenantes différentes.
La solution est d’élaborer un processus pour déterminer ce qu’il faut prioriser.
Avoir un processus clair pour aligner vos tâches ou vos projets, et décider lesquels d’entre eux vous devez prioriser dès maintenant, peut vous éviter de perdre du temps à délibérer sur des choses moins importantes.
Dans cet article, nous allons examiner l’une des nombreuses techniques pour trier vos priorités – la matrice de priorisation. Je vais décomposer l’idée de base, et parcourir quelques approches différentes pour construire votre propre matrice de priorisation. Il y a même un modèle gratuit de liste de contrôle prémâché que vous pouvez utiliser pour vous guider tout au long du processus.
Le concept de matrice de priorisation a été popularisé par les auteurs Michael Brassard (The Memory Jogger 2) et David Allen (Getting Things Done).
Je suis sûr que vous avez envie de voir le modèle réel, alors voici un lien rapide :
Vous pouvez cliquer ici pour obtenir le modèle de matrice de priorisation.
Maintenant, commençons par les bases.
Qu’est-ce qu’une matrice de priorisation ?
Une matrice de priorisation est un outil d’analyse des processus d’affaires, souvent utilisé aux côtés d’autres logiciels bpm ou de techniques Six Sigma pour comparer des choix à l’aide de critères spécifiques, et déterminer ce qu’il faut prioriser.
Elle peut être appliquée à n’importe quoi, des tâches simples aux projets complexes, par n’importe qui, des individus seuls aux grandes organisations.
Une matrice de priorisation fournit aux parties prenantes un processus fiable pour résoudre les désaccords, et décider des propositions sur lesquelles se concentrer. Elles permettent également d’écarter les incitations fallacieuses et les agendas cachés, dans le cas de la hiérarchisation des projets, en favorisant le consensus.
Il existe de multiples formes que peut prendre une matrice de hiérarchisation, en fonction de la complexité des critères d’évaluation des priorités, ainsi que de la définition de ces critères spécifiques.
Par exemple, certaines matrices sont de simples grilles 2×2 avec le « coût » tracé par rapport à la « valeur », comme ceci :
D’autres, comme celles utilisées dans la méthodologie Six Sigma, sont plus compliquées et nécessitent une approche plus approfondie de la conception et de l’application.
Matrice de priorisation pour Six Sigma
Une matrice de priorisation peut également faire référence à une technique Six Sigma spécifique pour l’amélioration continue. C’est l’un des sept outils de gestion utilisés dans la méthodologie Six Sigma.
Dans ce contexte, une matrice de priorisation est un diagramme visuel utilisé pour comparer plusieurs (au moins deux) ensembles de données en utilisant des critères pondérés.
La priorisation des projets est essentielle au processus global d’amélioration de la qualité dans Six Sigma. Ici, les matrices de priorisation sont des outils pratiques utilisés dans les phases de planification et d’analyse de diverses méthodologies d’amélioration continue comme DMAIC et PDSA.
Ces matrices sont souvent plus complexes, comme cette matrice de cause à effet pour calculer les priorités d’entrée (X) et de sortie (Y) Six Sigma:
3 types de matrice de priorité
Dans Six Sigma, il existe au moins trois types différents de matrices de priorisation, comme le définit Lynne Hambleton dans Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices : A Desk Reference Book for Innovation and Growth:
- Critères analytiques complets
- Critères de consensus
- Matrice de combinaison
Critères analytiques complets
Cette méthode est de loin le type de matrice de priorisation le plus complexe, car elle implique l’utilisation de plusieurs matrices pour comparer différentes paires d’options avant de produire une matrice finale.
Il est préférable de la réserver à vos décisions les plus importantes, et fonctionne mieux avec des équipes plus petites (trois à huit personnes) en raison de la nature d’un champ d’application plus large rendant plus difficile l’obtention d’un consensus avec plus de personnes impliquées.
Critères de consensus
Lorsque toutes vos options semblent être à peu près égales, cette méthode est une version simplifiée des critères analytiques complets.
Elle utilise également le vote pondéré, où une valeur numérique est donnée à chaque option pour classer la priorité.
Fonctionne mieux avec moins (moins de 10) d’éléments et de critères, afin de garder les choses simples.
Matrice de combinaison
Pour hiérarchiser les options en fonction d’une relation de cause à effet, utilisez une matrice de combinaison.
Contrairement aux autres méthodes, qui sont basées sur des critères, la matrice de combinaison est basée sur la causalité, ce qui signifie que vous aurez besoin d’une équipe expérimentée ayant une connaissance approfondie du processus pour lequel vous optimisez vos priorités.
Cette méthode utilise des diagrammes en L pour montrer les relations critiques entre deux ou plusieurs groupes, en combinaison avec un diagramme en arbre pour représenter la hiérarchie des tâches.
J’examinerai de plus près la matrice de consensus plus loin dans le post, après avoir passé en revue une méthode plus simpliste.
Simples ou complexes, les matrices sont façonnées par les critères qu’elles utilisent pour définir les priorités, et la façon dont votre matrice se présentera dépend largement de ce que vous essayez de prioriser.
Le fait est qu’une matrice de priorisation a un objectif : trier vos options par ordre d’importance. Quel que soit le type de matrice que vous utilisez, le processus utilisé est à peu près le même.
Avantages de l’utilisation d’une matrice de priorisation
En principe, les avantages d’une matrice de priorisation sont assez simples. À l’appui d’une prise de décision structurée, elles permettent de :
- Décomposer et hiérarchiser des questions complexes lorsque de multiples facteurs influencent la décision
- Ranger objectivement et sans ambiguïté vos priorités
- Déterminer les domaines d’intérêt les plus cruciaux
- Établir une base de discussion sur ce qui est important
- Gagner le soutien de l’équipe/des parties prenantes pour des buy-ins
Dans la section suivante, Je vais exécuter les étapes pour une matrice simple de grille 2×2, et ensuite aller explorer comment utiliser une matrice plus compliquée avec des critères pondérés.
Matrice de priorisation simple (5 étapes)
Dans sa forme la plus simple, c’est une grille 2×2 qui trace des concepts simples et directs comme « l’urgence » et « l’importance ».
Ce type de matrice est idéal pour hiérarchiser les tâches des petites entreprises, et c’est un processus basique mais fiable pour s’assurer que vous traitez votre liste de tâches de la manière la plus efficace possible.
Étape 0 : Listez vos tâches
Vous pouvez ou non l’avoir déjà fait, mais la première étape de toute matrice de hiérarchisation est de faire une liste de toutes vos tâches, ou de tout ce que vous essayez de hiérarchiser.
Etape 1 : Quelles sont les conséquences ?
Demandez-vous quelles pourraient être les conséquences de ne pas faire chacune de vos tâches, ou plus généralement, de ne pas prioriser une certaine option.
Etape 2 : Qu’est-ce qui est important ?
Séparer votre liste en deux catégories : importance élevée et faible. Puis, en tenant compte de toutes les conséquences que vous avez énumérées à l’étape précédente, placez chacune de vos options dans la catégorie qui vous semble la plus appropriée.
Étape 3 : Qu’est-ce qui est urgent ?
Maintenant, pour toutes les options de « haute importance » et de « faible importance », divisez chacune d’elles en une autre sous-catégorie de « haute urgence » et de « faible urgence ». Vous devriez maintenant avoir quatre groupes au total.
Étape 4 : Attribuer des valeurs numériques
Maintenant, attribuez des valeurs numériques de 1 à 4 à chacune de vos options, où un chiffre plus bas signifie une priorité plus élevée.
Comme ceci :
- Haute importance et haute urgence : 1
- Haute importance et basse urgence : 2
- Faible importance et haute urgence : 3
- Faible importance et basse urgence : 4
Cette méthode rapide et simple peut vous aider à couper le bruit mental et à commencer à faire les choses avec un temps de configuration essentiellement nul.
Si vous voulez savoir comment appliquer une matrice de priorisation plus avancée, alors lisez la suite.
Comment utiliser une matrice de priorisation
Quoi que soit la matrice, la procédure commence par faire une liste de toutes vos priorités (non triées), et se termine par cette même liste ordonnée par une certaine métrique quantifiable.
Nous allons examiner ici le processus d’utilisation d’une matrice de critères de consensus, l’une des trois principales matrices utilisées dans Six Sigma.
Ce processus est mieux réalisé avec un petit groupe (moins de 10 personnes).
Ce processus peut être décomposé en cinq étapes simples.
Orienter votre équipe
Avant toute chose, vous devez expliquer clairement le but de la construction de la matrice de priorisation.
Il s’agira de passer en revue le contexte des objectifs de l’entreprise, ainsi que les forces et faiblesses actuelles auxquelles l’entreprise est confrontée.
C’est également à ce moment que vous devez vous assurer que toutes les personnes impliquées dans le processus sont d’accord sur les options (solutions, projets ou autres) qui doivent être priorisées.
Afin de faciliter ce type de communication du contexte de l’organisation, vous pouvez envisager de réaliser une analyse SWOT ou FMEA, et de présenter les résultats à votre équipe.
Déterminer vos critères
Une fois que votre équipe est préparée, et que vous avez une idée claire des options que vous allez hiérarchiser, il est temps de définir les critères pour évaluer l’importance.
Cela peut être divisé en deux parties :
- Les critères réels
- Une échelle de notation avec laquelle évaluer l’importance
Vous et votre équipe devez vous concentrer sur des critères qui différencient clairement les options importantes des options sans importance. Visez environ cinq à dix critères différents.
Vous voulez avoir suffisamment de critères pour discerner raisonnablement vos priorités, mais pas trop pour que le consensus devienne difficile.
Par exemple, vous pouvez inclure des critères tels que :
- La valeur qu’une certaine option offre au client
- L’importance ou non de la réglementation
- L’impact à long terme par rapport à celui à court terme
Lorsque vous décidez de l’échelle de notation, il est important de la baser sur un point de référence concret que tout le monde saisira clairement. Le tableau ci-dessous illustre bien cela, dans la colonne de droite :
Donnez à chacun de vos critères une valeur pondérée
Puis, placez vos critères par ordre décroissant d’importance, l’option la plus importante étant en tête, et donnez à chacun de vos critères une valeur pondérée.
Assurez-vous que cette pondération est acceptée par toutes les personnes concernées.
Pour étendre l’exemple utilisé ci-dessus, vous pourriez choisir de donner les valeurs pondérées suivantes :
Service ou produit requis : Poids = 5
Alignement stratégique : Poids = 4
Valeur pour le client : Poids = 4
Cette valeur pondérée représente l’importance relative de chaque critère, et sera utilisée pour calculer la note finale.
Préparez la matrice
Faites une liste de vos critères à gauche, avec le poids, les valeurs de notation et les options en haut, comme ceci :
Renseignez tous les détails restants, et vous serez prêt à noter votre tableau.
Notez chaque option
Examinez chaque option par rapport à tous les critères, et décidez de la note qui vous semble adéquate. N’inscrivez pas encore cette valeur dans la colonne de droite, car vous devez encore calculer les pondérations.
Si possible, il est utile de déterminer les scores en équipe, plutôt que seul. Cela facilitera le consensus et aidera à atténuer les préjugés. Idéalement, vous voulez évaluer chaque option par deux équipes différentes, et faire la moyenne des résultats.
En travaillant en équipe, vous bénéficiez de :
- Des résultats plus objectifs et plus fiables
- Si vous avez un grand nombre d’options à examiner, la division de la charge de travail sur une équipe de personnes peut améliorer l’efficacité et accélérer les choses
- Plusieurs équipes notant la même option signifie que vous pouvez avoir un aperçu de la façon dont vos critères ont été définis, et si tout le monde dans votre organisation comprend vraiment l’objectif de l’exercice au même niveau
- La cohérence et l’efficacité de l’échelle de notation peuvent être déterminées plus précisément
Pendant le processus de notation (mais idéalement avant, au stade de l’orientation), fournir à votre équipe des ressources telles que les plans stratégiques et les politiques de l’entreprise permettra de s’assurer que les membres de votre équipe sont en mesure de faire une évaluation correctement informée.
Calculez les scores pondérés pour chaque option
Une fois que vous avez décidé de la notation, multipliez le score correspondant avec la valeur de pondération de chaque critère et enregistrez la valeur dans la colonne de droite.
Enfin, additionnez toutes les valeurs pour chaque option et enregistrez le score cumulé dans la ligne inférieure.
Les options sont ensuite classées par ordre de priorité en fonction de leur score total.
Comparez vos résultats avec votre équipe
Chacun devrait avoir noté ses options et avoir une liste préliminaire de priorités ordonnées.
Maintenant, il est temps d’avoir une discussion ouverte avec votre équipe, où vous pouvez comparer et consolider les notes pour créer une liste maîtresse sur laquelle tout le monde est d’accord.
S’il y a un désaccord au sein de votre groupe, les notes à valeur numérique permettent des ajustements rapides et faciles. Il faut s’attendre à des ajustements, et la mise au point du système de notation ou des valeurs pondérées doit être considérée comme des étapes du cycle d’amélioration continue.
Malgré les meilleures intentions, vous devez vous rappeler que la matrice de priorisation est un outil permettant d’établir une hiérarchie d’importance exploitable. Ce n’est pas la panacée, et le classement des priorités pour chaque option peut (et doit) être remis en question, quel que soit le score qu’elle a reçu.
En guise de conclusion, c’est une excellente idée de faire passer les résultats de l’analyse devant autant d’yeux intéressés pertinents que possible. Les parties prenantes, les clients et les autres employés seront en mesure de vous donner des commentaires précieux sur les résultats de votre analyse de matrice de priorisation.
Modèle gratuit de matrice de priorisation
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Vous pouvez l’utiliser pour rationaliser chaque étape, de la décision des options à prioriser au partage de vos résultats avec les parties intéressées pertinentes, et il crée même une matrice simple pour vous, automatiquement ! Les fonctionnalités de Process Street, telles que la logique conditionnelle et les dates d’échéance dynamiques, allègent votre charge de travail des tâches répétitives fastidieuses.
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Qu’est-ce qu’on fait ensuite ?
Vous avez bien défini vos priorités, il est maintenant temps d’agir en conséquence. La nature de vos priorités déterminera la suite des événements.
À quoi ressemble votre priorité numéro un ? Peut-être est-ce un problème avec un processus spécifique qui doit être traité, auquel cas le tableau suivant peut être utile :
Voici quelques méthodologies d’amélioration continue que vous pourriez utiliser pour vous attaquer à votre priorité numéro un :
- Design for Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC : Le guide complet de Lean Six Sigma en 5 étapes clés
- Les 7 principes fondamentaux de Six Sigma autour desquels bâtir votre entreprise
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