Les cinq éléments d’une communication organisationnelle efficace

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Nicole, une dirigeante de C-suite que je coachais à New York, m’a appelée une fin d’après-midi, frustrée et désespérée. Elle m’a dit :  » Andriana, j’ai eu une journée difficile, et mon équipe ne veut pas m’écouter. Je leur ai demandé de terminer un rapport pour aujourd’hui car je dois l’envoyer à notre partenaire exécutif à Londres et ils semblent ne pas comprendre. On dirait qu’ils travaillent pour un autre patron ! Ne peuvent-ils pas voir à quel point je travaille dur ? J’ai l’impression d’être seule dans tout ça ! Que dois-je faire ? »

La frustration de Nicole est représentative de nombreux dirigeants de niveau intermédiaire et supérieur qui ont besoin du soutien de leur équipe pour fonctionner, se développer et s’épanouir. Ils ont besoin que leur équipe collabore afin d’avancer, de progresser, d’innover. En particulier pendant les périodes de stress élevé, la communication peut être difficile, et les dirigeants ont l’impression de ne pas être soutenus ni compris. Les dirigeants partent du principe que leurs collaborateurs devraient déjà savoir ce dont ils ont besoin et comment communiquer avec eux. Dès lors, que peut faire un leader pour améliorer le schéma de communication de son équipe ?

Il existe cinq éléments essentiels d’une communication organisationnelle efficace :

– Empathie : Un leadership empathique montre à vos employés que vous vous souciez d’eux. Il crée des liens humains forts car on essaie de se mettre dans la peau de l’autre, de comprendre ses sentiments, ses pensées et ses perspectives, puis d’utiliser cette compréhension pour guider les actions futures. Faites un effort conscient pour vous mettre à la place des autres.

– La communication positive : Être un leader positif est également essentiel à la communication organisationnelle. Les mots et le langage que les leaders utilisent sont cruciaux pour favoriser un canal de communication efficace. Formulez vos messages de manière positive.

Selon mon expérience, si vous avez un état d’esprit positif, les employés écouteront plutôt que de résister. De plus, le cerveau humain est plus susceptible d’être ouvert et plus engagé à recevoir des commentaires lorsqu’il y a un renforcement positif. Par exemple, au lieu de dire :  » Vous ne devez pas être multitâche lorsque vous parlez à un client ! « , changez-le en :  » Assurez-vous que lorsqu’un client vous approche, vous souriez et lui accordez toute votre attention. « 

– La clarté : Lorsqu’un leader envoie un message à ses collaborateurs, ce message doit être clair et spécifique. Le leader doit avoir un objectif clair, des étapes claires et une méthodologie transparente qui est réalisable. Lorsque le leader donne à l’employé le pouvoir de créer le processus pour un objectif ou un résultat spécifique, alors le leader doit faciliter la stratégie avec l’employé et le soutenir tout au long du processus. La clarté est la clé ici.

– L’affirmation de soi : L’affirmation de soi est un moyen efficace de gagner la confiance et d’améliorer votre communication avec vos collaborateurs. Lorsque vous êtes assertif, vous exprimez vos pensées et vos sentiments clairement et directement sans juger les autres. Un comportement assertif est direct, clair et respectueux. Il est essentiel que votre employé se sente entendu et considéré. Concentrez-vous toujours sur les tâches à accomplir et non sur la personnalité des gens. Ne faites pas preuve d’agressivité directe, comme la colère et la défensive, et ne réagissez pas de manière excessive et essayez de formuler une voie à suivre. Ne placez jamais de blâme.

– L’autoréflexion : Consacrez trois à cinq minutes tous les deux jours à l’autoréflexion. Cela aidera à calmer votre esprit et votre corps, à réduire les distractions, à libérer votre espace mental et à vous connecter à votre esprit plus profond et positif.

Pensez à quelque chose que quelqu’un a fait ou dit récemment qui vous a aidé ou rendu heureux et à quelque chose qui vous a ennuyé ou contrarié. Trouvez une occasion de remercier simplement cette personne. Si quelque chose vous a dérangé, pensez à  » Avec qui devrais-je avoir une conversation et à quel sujet ? « 

Les leaders qui sont empathiques, positifs, assertifs, qui communiquent clairement et qui consacrent du temps à leur auto-réflexion auront plus de chance de développer un schéma et un environnement de communication efficace au sein de leur organisation.

Nicole a finalement pu saisir l’image globale de la dynamique de son équipe. Elle est parvenue à une communication efficace au sein de son équipe lorsqu’elle a été capable d’élargir sa perspective et de la modifier lorsque cela était nécessaire. Lorsqu’elle a cessé de faire des suppositions et qu’elle s’est mise à la place des autres, elle a eu une meilleure « vue en balcon » de son équipe et d’elle-même et a créé une culture de communication plus productive et plus humaine.