La nouvelle ordonnance du département du travail et de l’emploi du Colorado sur les heures supplémentaires et les normes de rémunération minimale – en vigueur le 16 mars 2020
Le 12 mars 2020
Par : Michael J. Dommermuth
De nouvelles réglementations importantes adoptées par le département du travail et de l’emploi du Colorado (« CDLE »), entreront en vigueur le 16 mars 2020. Le nouveau décret sur les heures supplémentaires et les normes de rémunération minimale du Colorado (« décret sur le salaire minimum ») est lié ici pour votre examen. Veuillez noter que le CDLE a apporté des modifications substantielles à l’ordonnance sur le salaire minimum qu’il avait initialement publiée au début de 2020. Comme indiqué ci-dessous, le CDLE a élargi la couverture de l’ordonnance sur le salaire minimum, a adopté le langage de la loi fédérale sur les normes de travail équitables ( » FLSA « ) et de ses règlements, et a modifié les temps de pause requis pour les employés qui ont le droit de recevoir une rémunération pour les heures supplémentaires ( » non exemptés d’heures supplémentaires » ou » non exemptés « ).
Il est très important que le président et le directeur général de votre entreprise, le personnel des ressources humaines, ainsi que d’autres gestionnaires examinent l’ordonnance sur le salaire minimum ci-jointe, et s’assurent que chaque département se conforme à l’ordonnance. Comme toujours, vous pouvez nous contacter si vous avez des questions. Les points clés de l’arrêté sur le salaire minimum ci-joint sont décrits ci-dessous.
Règle 1 Autorité et définitions
1.9.2 « Temps de déplacement » – La section 1.9.2 fournit une description détaillée des cas où le « temps de déplacement » d’un employé est indemnisable. Un employé n’a pas droit à une rémunération lorsqu’il se rend au travail ou en revient. Un employé n’a pas droit à une compensation lorsqu’il se déplace au début ou à la fin de la journée de travail, ou lorsqu’il voyage dans un moyen de transport fourni par l’employeur pour se rendre au lieu de travail.
Règle 2 Couverture et exemptions
2.1 Portée de la couverture – La couverture de l’ordonnance sur le salaire minimum a été élargie pour couvrir tous les employeurs du secteur privé, sauf exemption spécifique, et réglemente les salaires, les heures, les conditions de travail et les procédures pour tous les employeurs et employés. Les règles 2.2.1 – 2.2.10 contiennent une liste des industries et des postes de travail qui sont exemptés de l’ordonnance. Veuillez noter que, dans la plupart des cas, les employés qui sont exemptés du paiement des heures supplémentaires doivent tout de même recevoir un salaire minimum au taux du Colorado de douze dollars (12,00 $) par heure. Si votre entreprise est située à Denver, le taux de salaire minimum de Denver s’applique, soit douze dollars et quatre-vingt-cinq cents (12,85 $) par heure.
2.4 Exemptions des exigences en matière d’heures supplémentaires – Cette section énumère les postes qui sont exemptés de recevoir le paiement des heures supplémentaires. Vous devriez l’examiner attentivement pour voir si cela a un impact sur votre entreprise.
2.5 Seuil de salaire pour certaines exemptions – Cette section énumère en détail le salaire minimum qu’un individu doit recevoir chaque semaine pour être exempté des heures supplémentaires. Veuillez examiner attentivement cette section et ensuite examiner le taux de salaire hebdomadaire minimum de chacun de vos gestionnaires. Si vous identifiez un gestionnaire qui ne satisfait pas aux exigences de rémunération minimale énoncées à la règle 2.5, il doit être reclassé dans la catégorie des personnes non exemptées d’heures supplémentaires et commencer à recevoir une rémunération pour heures supplémentaires ou il doit recevoir une augmentation de salaire pour satisfaire aux exigences de rémunération hebdomadaire minimale. Veuillez noter que les exigences de rémunération hebdomadaire minimale contenues dans cette règle sont plus élevées que les exigences fédérales. Par conséquent, la loi du Colorado s’applique.
Règle 3 Salaires minimums – Le salaire minimum du Colorado est actuellement de douze dollars (12,00 $) l’heure. Cependant, si votre entreprise est située dans une ville qui exige un salaire minimum plus élevé (c’est-à-dire Denver), vous êtes tenu de payer le salaire minimum le plus élevé.
Règle 4 Heures supplémentaires – Cette section reprend la loi de longue date du Colorado qui exige qu’un employé, qui n’est pas exempté de la rémunération des heures supplémentaires, doit recevoir une rémunération des heures supplémentaires pour toute heure travaillée au-delà de quarante (40) dans une semaine de travail, ou si un employé travaille douze (12) heures dans une journée de travail. Cependant, une nouvelle disposition a été ajoutée qui exige le paiement d’heures supplémentaires pour les employés non exemptés qui ont travaillé « 12 heures consécutives sans tenir compte de l’heure de début et de fin de la journée de travail ». N’oubliez pas que les périodes de repas doivent être d’une durée minimale de trente (30) minutes et qu’elles ne sont pas rémunérées. Les périodes de repas peuvent être soustraites lors du calcul du nombre d’heures qu’un employé a travaillé dans une journée.
Règle 5 Périodes de repas et de repos – Comme l’exigeait précédemment le CDLE, un employé doit bénéficier d’une pause déjeuner non rémunérée de trente (30) minutes sans obligation lorsqu’il est prévu qu’il travaille cinq (5) heures consécutives ou plus. Si l’employeur permet à un employé de travailler pendant sa pause déjeuner, l’employé doit être rémunéré pour le temps travaillé.
Règle 5.2 Périodes de repos – La règle stipule maintenant que chaque employeur doit « … autoriser et permettre une période de repos compensée de dix minutes pour chaque tranche de quatre heures de travail, ou des fractions importantes de celle-ci, pour tous les employés…. ». Entre autres termes, selon le nouvel arrêté, un employé qui est programmé pour travailler de deux (2) heures à six (6) heures doit bénéficier d’une (1) pause de repos rémunérée de dix (10) minutes. Tout employé devant travailler de six (6) heures à dix (10) heures doit bénéficier de deux (2) pauses de dix (10) minutes payées. N’oubliez pas que, comme les pauses sont payées, la pause de dix (10) minutes est incluse dans le temps de travail aux fins du calcul du salaire minimum et des obligations en matière d’heures supplémentaires.
Règle 5.2.4 Compensation requise si la pause n’est pas fournie – Veuillez noter qu’en vertu de cette règle, si un employeur ne fournit pas une pause de dix (10) minutes à un employé, il doit payer l’employé pour dix (10) minutes de travail supplémentaires.
6.2 Uniformes – Comme c’est la règle de longue date au Colorado, un employeur ne peut pas déduire les salaires du chèque de paie d’un employé pour « l’usure ordinaire d’un uniforme ». En outre, la nouvelle ordonnance n’autorise plus les dépôts d’uniformes.
Règle 7 Exigences de l’employeur en matière de tenue de dossiers et d’affichage – Cette règle décrit en détail tous les dossiers qui doivent être conservés sur chaque employé, notamment : le nom de l’employé et ses coordonnées ; un registre quotidien de toutes les heures travaillées ; les taux de rémunération réguliers, les salaires bruts gagnés, les retenues effectuées sur chaque chèque de paie et les montants nets payés à chaque période de paie. Les employeurs doivent conserver les informations qui justifient chaque attestation de salaire délivrée à un employé. Ces registres doivent être conservés pendant au moins trois (3) ans après que le salaire ou la rémunération était dû, et pendant toute la durée de toute réclamation salariale en cours déposée par l’employé.
Afin de protéger votre entreprise contre une réclamation salariale déposée par un employé exonéré ou non exonéré, il est essentiel que vous exigiez de chaque employé qu’il enregistre toutes les heures travaillées chaque jour. Cette exigence inclut l’enregistrement du moment où un employé prend sa pause déjeuner.
7.4 Exigences d’affichage et de distribution – Les employeurs sont tenus d’afficher l’ordonnance sur le salaire minimum ci-jointe « … dans un endroit fréquenté par les employés où il peut être facilement lu pendant la journée de travail. » En outre, le CDLE exige maintenant que l’employeur fournisse une copie de l’ordonnance sur le salaire minimum ci-jointe à chaque employé.
Règle 8 Administration et interprétation – Cette règle décrit en détail les procédures pour déposer une réclamation salariale contre un employeur. Veuillez garder à l’esprit que si l’on découvre que des gestionnaires ou des propriétaires d’une entreprise ont volontairement refusé de payer des salaires, ou ont faussement nié le montant des salaires dus, ces personnes peuvent être accusées de vol criminel.
CONCLUSION
Veuillez examiner attentivement l’ordonnance sur le salaire minimum et n’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions. Veuillez informer votre équipe de direction que le respect de l’arrêté sur le salaire minimum est obligatoire.