Dans les utilisations institutionnelles plus importantes, un fichier tic-tac serait chronologique, avec une section pour chaque année ou jour, englobant parfois plus d’un siècle avec autant de détails que nécessaire (surtout pour les dates éloignées dans le futur). Une technique plus courante consiste à utiliser des fiches avec quarante-trois séparations ou un système avec quarante-trois dossiers ou deux dossiers accordéons. Les quarante-trois divisions proviennent de la somme de deux nombres, trente et un et douze, correspondant aux trente et un jours maximum d’un mois grégorien ou julien et aux douze mois d’une année.
En utilisant des dossiers, les éléments prévus pour le mois en cours sont placés dans le dossier quotidien approprié. Les éléments qui doivent être effectués dans un mois futur sont placés dans le dossier mensuel correspondant. Chaque jour, le dossier quotidien en cours est vidé et placé à l’arrière du plateau. Au début d’un nouveau mois, les éléments de ce mois sont retirés du dossier mensuel et placés dans les dossiers quotidiens correspondants.
Les systèmes simples qui impliquent de nombreuses tâches répétitives dans le temps ont tendance à utiliser et à réutiliser des fiches d’une taille appropriée, les systèmes plus complexes utilisant des « dossiers accordéons » extensibles, des chemises de classement, voire des pièces entières remplies de classeurs. Les systèmes modernes sont généralement maintenus dans des bases de données informatisées ou avec des outils simples tels qu’un fichier « calendrier » Unix, un calendrier Microsoft Outlook, etc.
.