Fax sur internet : comment envoyer et recevoir des fax en ligne

Vous avez peut-être pensé (c’est tout à fait compréhensible) que le fax appartenait au passé. Après tout, les communications professionnelles ont beaucoup changé depuis que les télécopieurs étaient le principal moyen d’envoyer des documents aux clients et aux collègues. En fait, vous auriez tout à fait tort. Le fax sur Internet reste un moyen facile et rentable d’envoyer des documents importants de manière rapide, sûre et sécurisée.

Vous n’avez plus besoin d’un télécopieur encombrant pour profiter du fax. En fait, les applications mobiles et de bureau de RingCentral vous permettent de faxer des documents avec un minimum de tracas.

Parfois, vous cherchez à conclure un accord très important avec un nouveau client, et vous devez envoyer les documents pertinents sans délai. Avec le service de fax par internet de RingCentral, tout ce dont vous avez besoin est une connexion internet qui fonctionne – une ligne terrestre n’est plus nécessaire.

Dans ce petit guide, nous vous fournirons une introduction rapide et concise au fax en ligne et à son fonctionnement par rapport aux télécopieurs traditionnels. Voici les questions et les sujets que nous allons aborder :

• Puis-je envoyer un fax par internet ?
• Qu’est-ce que le fax par internet exactement ?
• Comment fonctionne un télécopieur traditionnel
• Comment fonctionne le fax en ligne
• Comment puis-je envoyer un fax par internet gratuitement ?
• Les avantages du fax par internet

Commençons.

Pourquoi faxer ?

Il y a de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir envoyer un fax par internet au lieu d’un courriel. Cependant, la plus importante est peut-être la sécurité. Contrairement aux courriels, les télécopies sont beaucoup plus protégées. Cela les rend beaucoup plus sûrs et permet de garder vos données privées, surtout par rapport aux emails, qui peuvent être utilisés pour des escroqueries comme le phishing et les ransomwares.

Un autre point à garder à l’esprit ici est que les fax peuvent être des documents juridiquement contraignants dans un tribunal. Non seulement le document lui-même est sécurisé, mais les serveurs de fax en ligne le sont aussi. De plus en plus de tribunaux acceptent les preuves numériques telles que les fichiers PDF, tandis que les courriels sont plus vulnérables aux activités frauduleuses – ils sont plus difficiles à authentifier et ne sont donc que rarement admissibles au tribunal comme preuve.

Avec l’essor du travail à distance, nous nous habituons tous à l’idée de travailler de n’importe où, et pouvoir travailler ensemble, de n’importe où, est de la plus haute importance.

Alors, que se passe-t-il si vous travaillez dans un secteur qui utilise encore le fax, comme les assurances ou les soins de santé, mais que vous n’avez pas de télécopieur physique à votre domicile ou au bureau ? Vous envoyez des messages fax par Internet, bien sûr – aucune impression n’est nécessaire.

Puis-je vraiment envoyer un fax par Internet ?

Vous pouvez en effet envoyer des fax par Internet ! Le fax en ligne est simple et pratique. C’est le héros méconnu de la communication en ligne. Alors que d’autres méthodes telles que l’emailing et la messagerie instantanée attirent davantage l’attention, les services de fax par internet s’avèrent durablement populaires auprès des clients.

Il est facile d’envoyer et de recevoir des fax en ligne. RingCentral le rend particulièrement simple. Il offre des fonctionnalités telles que :

• Envoyer des fax au numéro de fax d’un destinataire choisi
• Assigner votre propre numéro de fax que les autres peuvent utiliser pour vous faxer des documents
• Utiliser votre numéro de téléphone existant, ou un numéro local ou gratuit pour recevoir des fax

Nous développerons tout cela dans une section ultérieure.

Qu’est-ce que le fax par internet ?

Le fax par internet est, comme son nom l’indique, le processus d’envoi et de réception de fax en ligne. L’époque où vous deviez vous pencher sur un énorme télécopieur est, heureusement, bel et bien révolue. De nos jours, vous pouvez envoyer des fax à partir de divers appareils, notamment :

• Votre ordinateur (de bureau ou portable)
• Smartphone (iPhone ou android)
• Tablette

Les services de fax en ligne utilisent des passerelles Internet pour se connecter aux télécopieurs. Alors qu’auparavant, les télécopieurs ne pouvaient être joints et envoyer des documents que par les lignes téléphoniques, ils sont désormais accessibles en ligne.

En bref, les passerelles internet sont des nœuds dans un réseau. Ce sont des points d’arrêt clés pour les données, permettant aux utilisateurs d’envoyer des informations par courriel ou par le biais de logiciels tiers et qu’elles soient reçues par un télécopieur, ou vice versa.

Ces passerelles acceptent à la fois les documents sur Internet et les transmettent ensuite directement au télécopieur approprié. Cela vous permet d’envoyer un fax en ligne d’où que vous soyez – pas besoin d’un vieux fax encombrant – en toute confiance.

Les plans et les prix dépendront du service que vous choisissez (ce dont nous parlerons bientôt). Pour l’instant, voici comment vous pouvez procéder pour choisir un service de fax qui convient à vos besoins et à vos finances :

1. Définissez un budget. Quel type de frais pouvez-vous vous permettre ?
2. Explorez les services de fax sur le marché, et comparez les caractéristiques et les coûts.
3. Regardez les avantages supplémentaires. Le service que vous avez choisi propose-t-il le fax par e-mail ? Pouvez-vous joindre des documents à partir de services comme Dropbox et Microsoft Office ?
4. Regardez les témoignages des clients. Qu’est-ce que les clients précédents ont eu à dire sur les services de fax individuels ? Comment se comparent-ils au fax traditionnel ?

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Comment fonctionne un télécopieur traditionnel

Les télécopieurs traditionnels fonctionnent en envoyant des fac-similés (alias copies ou fax pour faire court, d’où leur nom) de documents via les lignes téléphoniques. Ils numérisent les documents en utilisant un dispositif à couplage de charge, qui examine effectivement chaque ligne d’un document donné, détecte les zones noires et les zones blanches, puis envoie une reproduction de ce qu’il trouve sur la ligne téléphonique via une impulsion électrique. Le télécopieur physique à l’autre bout reçoit ces impulsions et les dirige ensuite vers une imprimante.

C’est seulement lorsque vous regardez le processus d’envoi d’un fax traditionnel que vous réalisez à quel point il est encombrant. Voici un rapide aperçu étape par étape:

1. Une personne tape un document.
2. Elle en imprime ensuite une copie physique.
3. Elle le numérise ensuite dans le télécopieur et appuie sur le bouton d’envoi.
4. Le document est envoyé à l’aide d’un télécopieur traditionnel.
5. Un fax entrant est reçu et imprimé à l’autre extrémité.
6. Le destinataire peut ensuite numériser cette copie pour créer un fichier numérique (que ce soit un document Word, un fichier PDF ou une image comme un PNG). Ce dernier est susceptible d’être d’une qualité considérablement inférieure à celle du document original.

Il n’est donc pas difficile de voir pourquoi tant de personnes se tournent vers d’autres méthodes d’envoi de documents – y compris le fax en ligne – comme une alternative plus simple et plus pratique.

Comment fonctionne le fax en ligne

Avec RingCentral, envoyer un fax en ligne est aussi facile que d’envoyer un e-mail. Voici comment :

1. Sélectionnez l’option « Nouveau fax » dans l’application de bureau ou mobile RingCentral.
2. Saisissez le numéro de fax du destinataire et ajoutez le texte du message correspondant.
3. Attachez les documents appropriés depuis Box, Dropbox, Google Drive (y compris Google Docs) ou Microsoft Office.
4. Alternativement, vous pouvez envoyer des fax par e-mail en les adressant au numéro de fax approprié @rcfax.com.

Voici comment envoyer et recevoir des fax avec RingCentral :

Comment puis-je envoyer un fax sur Internet gratuitement ?

Nous avons déjà parlé des services de fax en ligne, qui offrent une gamme de fonctionnalités moyennant des frais mensuels. Il existe cependant des alternatives de fax gratuites. Par exemple, vous pouvez utiliser l’application Fax et Scan de Microsoft, fournie gratuitement avec Windows (jusqu’à Windows 10 inclus), qui est gratuite. Vous aurez besoin du matériel et des accessoires suivants pour l’utiliser :

• Un ordinateur équipé de Fax and Scan
• Une ligne fixe (elle ne fonctionne pas avec la VoIP)
• Un modem fax interne ou externe
• Un cordon reliant le modèle à une ligne téléphonique

Cependant, il y a un bémol ici. Parce que Fax and Scan doit être connecté à une ligne téléphonique via un modem fax, cela signifie que votre ligne fixe serait liée pendant que vous envoyez et recevez des fax, ce qui est évidemment un inconvénient. Vous ne pouvez pas non plus utiliser un appareil mobile. Comme nous l’avons vu, les services de fax utilisent des passerelles pour éviter ce problème. En outre, votre ordinateur devra être allumé en permanence pendant l’envoi ou la réception des télécopies.

🔍 Vous envisagez de vous doter d’un nouvel outil de communication et ne savez pas comment vous y prendre ? Voici une liste de contrôle pour vous aider à choisir le bon pour votre entreprise.

Les avantages du fax sur internet

Il existe donc de nombreux avantages au fax en ligne. Parmi ceux-ci, on peut citer :

• L’envoi et la réception de fax de n’importe où et à n’importe quel moment. Cela est particulièrement utile pour les entreprises opérant sur plusieurs sites et pour celles qui font la transition vers le travail à distance.
• Réduction des coûts. Lorsque vous vous abonnez à RingCentral, vous pouvez envoyer des fax sans avoir à vous soucier des dépenses liées à l’achat de toner et de télécopieurs. Vous n’avez pas non plus à vous soucier de leur maintenance (il y a, après tout, beaucoup de choses qui peuvent mal tourner).
• Sécurité fiable. L’envoi de fax par ligne téléphonique n’est pas aussi sûr que vous pourriez le penser : les documents peuvent facilement être interceptés par des yeux indiscrets. Avec RingCentral, vos fax sont transmis en toute sécurité via une connexion Internet cryptée.
• Envoi et réception de fax sans immobiliser votre ligne téléphonique. Comme nous l’avons noté, l’utilisation de lignes téléphoniques ordinaires pour l’envoi de fax peut bloquer les appels entrants ainsi que vous laisser dans l’incapacité d’effectuer des appels sortants. Avec RingCentral, tout se fait via votre connexion internet, laissant votre ligne téléphonique libre.

Prêt à envoyer des fax en ligne en quelques secondes ?

Comme nous avons cherché à l’expliquer ici, il y a de nombreux avantages à utiliser les fax en ligne plutôt que le courrier électronique. Les entreprises, en particulier, ont tout à gagner. Non seulement le fax en ligne garantit une sécurité accrue, mais il offre également une série d’autres avantages.

Ceux-ci incluent le gain de temps et d’argent, la possibilité de signer des documents électroniquement, le maintien de l’organisation de vos documents et la possibilité d’envoyer des fax depuis des appareils mobiles.

Le service de fax par internet toujours disponible de RingCentral est facile à utiliser, et il ne fera pas exploser votre budget. Il vous permet de gérer vos fax sortants et entrants en ligne, vous épargnant ainsi des dépenses inutiles et rendant généralement votre vie professionnelle un peu plus facile. Votre entreprise, et ses clients, pourraient en retirer des bénéfices substantiels à long terme.