25 juillet 2020
Un dossier personnel contient toutes les informations importantes sur l’histoire d’un employé dans une organisation, telles que ses évaluations, ses qualifications, ses augmentations, ses promotions et les audiences disciplinaires auxquelles il a pu assister.
Il est essentiel, obligatoire dans certains États, pour une entreprise de conserver et de maintenir les dossiers personnels de tous les employés au cas où un procès serait intenté contre elle par un employé mécontent ou un ancien employé.
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Liste de vérification du dossier du personnel
Informations de base sur l’employé :
- Nom, adresse, numéro de téléphone.
- Coordonnées de contact en cas d’urgence.
Historique de l’emploi:
- Demande d’emploi et/ou curriculum vitae.
- Lettre d’offre d’emploi.
- Description du poste.
- Vérification de la scolarité (le cas échéant).
- Transcriptions de la scolarité (le cas échéant).
- Références.
- Vérification des antécédents.
- Tout autre document lié à l’emploi.
- Congés maladie, vacances et congés sabbatiques.
Développement du rendement des employés:
- Évaluations des employés.
- Carnets de présence.
- Objectifs de rendement.
- Plan d’amélioration du rendement (le cas échéant).
- Demandes de formation, de transfert et demandes d’emploi internes.
- Dossiers de formation et de développement professionnel.
- Reconnaissance des employés, y compris les prix et les lettres de rendement.
- Avertissements écrits et/ou audiences disciplinaires.
Documentation juridique :
- Formulaires fiscaux de l’IRS (W-4, I-9).
- Informations sur la paie et la rémunération.
- Contrat de travail.
- Avantages sociaux des employés.
Dossiers de cessation d’emploi des employés :
- La lettre de démission.
- La lettre de licenciement (le cas échéant).
- Le dossier d’entretien de sortie.
- Documents de chômage et d’assurance.
- Dossiers de paie finale (vacances, retraite, etc.)
Liste de contrôle des dossiers du personnel
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FAQs:
Les employés ont-ils le droit de voir leur dossier personnel ?
Seuls les employés de certains États peuvent avoir accès à leur dossier personnel. Dans certains États, les employés sont autorisés à faire des copies de certains documents de leur dossier personnel sans avoir accès aux autres documents. Les employés doivent se référer à leur manuel d’employé pour plus de clarté sur la politique d’accès aux dossiers personnels.
En savoir plus sur les dossiers personnels.
Quels documents doivent être dans un dossier personnel ?
- Les informations essentielles sur un employé.
- Les évaluations de performance.
- Dossier de congé.
- Dossier fiscal.
- Dossier disciplinaire.
- Dossier de licenciement.
En savoir plus sur les dossiers du personnel.
Combien de temps les dossiers du personnel doivent-ils être conservés ?
Cela dépend de l’état dans lequel vous êtes basé et du contenu des dossiers de vos employés. Les lois fédérales sur l’emploi précisent combien de temps vous devez conserver les dossiers du personnel, mais le délai est généralement de un à quatre ans, selon le document. Il est important de respecter ces délais pour éviter les amendes.
Pour d’autres téléchargements utiles, consultez notre modèle d’offre d’emploi, notre modèle de contrat de travail et notre lettre de vérification d’emploi.
Voir plus de détails sur les dossiers du personnel.
Les dossiers du personnel sont-ils confidentiels ?
Oui, les dossiers du personnel contiennent des informations sensibles et doivent être gardés confidentiels par les RH.
Voir plus de détails sur les dossiers du personnel.
Les dossiers du personnel des employés peuvent-ils être conservés électroniquement ?
Oui. Il y a beaucoup d’excellentes options de logiciels de dossiers du personnel sur le marché. De nombreuses entreprises préfèrent stocker leurs dossiers du personnel dans le cloud, ce qui élimine le besoin de classeurs et leur permet d’accéder aux dossiers du personnel n’importe où. Consultez Gusto et BambooHR.
Obtenez plus d’informations sur les dossiers du personnel.
Comment organiser les dossiers du personnel ?
- Organisez les dossiers par nom d’employé.
- Créez des sous-dossiers pour différentes catégories.
- Étiquetez clairement et correctement chaque dossier papier ou électronique.
- Sauvegardez vos dossiers.
- Gardez tous les dossiers du personnel en sécurité.
- Ne permettez l’accès qu’aux personnes autorisées.
Voir notre liste de contrôle des dossiers du personnel.
Un employé licencié peut-il demander un dossier du personnel ?
Dans de nombreux États, les employeurs sont tenus par la loi d’accorder aux employés actuels et anciens l’accès à leurs dossiers du personnel. Dans certains États, les employés sont autorisés à faire des copies de certains documents de leur dossier personnel, comme les évaluations de performance. Dans d’autres États, certains documents sont exclus de cette règle, par exemple les documents relatifs à une enquête criminelle. Toutes les entreprises devraient analyser les lois des États pour déterminer l’étendue des restrictions et consulter un avocat si elles reçoivent une demande d’inspection de dossier personnel de la part d’un employé licencié. La plupart des employeurs ont une politique d’accès aux dossiers du personnel à laquelle les employés peuvent se référer dans leur manuel de l’employé.
En savoir plus sur les dossiers du personnel.
Comment dois-je stocker les dossiers du personnel ?
Les dossiers du personnel peuvent être stockés sous forme de dossiers papier ou électronique, selon la taille de votre entreprise. Si vous organisez habituellement les dossiers du personnel par nom d’employé, gardez le même système de stockage pour tous les dossiers, y compris les dossiers médicaux et de paie.
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Les dossiers du personnel sont-ils des dossiers publics ?
Les dossiers du personnel ne sont pas des dossiers publics mais peuvent être consultés dans certaines circonstances.
Retrouver plus d’informations sur les dossiers du personnel.