L’évolution des technologies, la mondialisation continue et l’évolution des normes sociales ne sont que quelques-uns des défis auxquels sont confrontées les organisations modernes. Les entreprises doivent soit s’adapter rapidement au changement, soit être dépassées par leurs concurrents plus agiles. Et pour être franc, l’adaptation nécessite souvent une refonte organisationnelle complète.
Mais comme vous l’avez deviné ou expérimenté vous-même, une refonte organisationnelle réussie est une entreprise assez lourde. Et selon les recherches de McKinsey & Company, moins de 25% des refontes organisationnelles réussissent.
Si votre entreprise est à l’aube d’une telle entreprise, cet article couvrira tout ce qu’il faut savoir avant de commencer. Nous aborderons exactement ce qu’est la conception d’org et pourquoi elle est importante, les modèles et les cadres les plus courants, ainsi que les plus grands défis auxquels vous serez confronté dans la conception organisationnelle.
- Qu’est-ce que la conception organisationnelle ?
- Pourquoi est-ce important ?
- Modèles courants de conception organisationnelle
- Exemples en mots réels de remaniements organisationnels
- Défis de conception organisationnelle
- Outils d’aide à la conception organisationnelle
Qu’est-ce que la conception organisationnelle ?
Au niveau le plus élémentaire, la conception organisationnelle est un processus systématique d’établissement des principes et des structures qui guident une entreprise ou une organisation vers la réalisation de ses objectifs.
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Les conceptions organisationnelles réussies devraient intégrer ces éléments :
- Stratégie – La raison d’être d’une entreprise et l’avantage qu’elle a sur ses concurrents
- Structure – La façon dont les gens sont organisés hiérarchiquement
- Systèmes – Les processus pour soumettre des rapports départementaux, récompenser les employés ou allouer des ressources, par exemple
- Processus – Les méthodes et les technologies que les gens utilisent pour effectuer leur travail
- Personnes – Le type de talent qui devrait être embauché dans tous les départements afin d’atteindre les objectifs de l’entreprise
- Culture – Les styles de communication, de collaboration ou de gestion
N’oubliez pas que cette liste n’est pas exhaustive et que vous aborderez différents sujets en fonction de la méthodologie ou du modèle que votre org choisit de suivre.
Et, le plus souvent, vous engagerez un cabinet de conception ou un consultant pour vous aider à établir les bons processus et la bonne structure d’org. Les cabinets sont bons pour prendre les principes et les modèles développés par des décennies de recherche et les adapter à votre entreprise.
Pourquoi le design organisationnel est-il important ?
Les structures org inefficaces, inexistantes ou dépassées conduisent souvent à :
- Des silos rigides causés par trop de structure et pas assez de systèmes ou de pratiques culturelles pour les contrebalancer.
- Une culture où les gens ne se sentent pas habilités à prendre des responsabilités, résistent à faire des tâches en dehors de leur description de poste, ou reportent la prise de décision par peur de marcher sur les pieds de quelqu’un d’autre.
- Une production inefficace et des redondances causées par des systèmes mal conçus.
- Une baisse de la satisfaction des clients, qui se produit lorsqu’une structure organisationnelle n’inclut pas le feedback des clients comme l’un des éléments clés, ce qui conduit à des produits ou des services dont personne ne veut vraiment.
- Une entreprise moins rentable, résultat naturel d’employés désemparés, d’efforts redondants et de produits qui ne ravissent pas les clients.
Mais voici la bonne nouvelle. Les entreprises qui repensent et redéfinissent leur structure organisationnelle peuvent constater ces avantages de haut niveau :
- Une innovation accrue soutenue par une structure organisationnelle conçue de manière holistique, une allocation efficace des ressources et une culture de collaboration.
- Une rentabilité accrue grâce à des innovations centrées sur le client combinées à des cycles de production plus rapides.
- Des employés plus heureux et plus engagés qui s’épanouissent dans une culture de collaboration et sentent que leurs efforts ne sont pas gaspillés par des processus inefficaces.
- Une vision et une feuille de route claires pour l’avenir de l’entreprise, qui sont comprises par tout le monde à tous les niveaux de l’organisation.
Par chance, des chercheurs et des experts de premier plan ont élaboré plusieurs modèles de refonte organisationnelle qui permettent aux entreprises de profiter de ces avantages.
Modèles courants de conception organisationnelle
Il existe une pléthore d’approches de la conception organisationnelle, mais quelques-unes se démarquent et sont adoptées plus souvent que d’autres.
Modèle de conception 7S de McKinsey
Le modèle 7S est l’un des plus référencés pour la conception organisationnelle. Il a été développé par Robert H. Waterman, Jr. et Tom Peters pour McKinsey & Company dans les années 1980, et il se concentre sur les sept « S » inhérents à la plupart des organisations:
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Cette conception est décrite comme ayant des éléments durs et mous – c’est-à-dire ceux qui sont tangibles et ceux qui sont plus intangibles.
Les éléments durs sont la stratégie (le plan d’affaires), la structure (comment les gens sont organisés) et les systèmes (rapports, récompenses et allocation des ressources). Les éléments souples sont les valeurs partagées (la culture d’entreprise), les compétences (les aptitudes fondamentales), le personnel (le talent) et le style (la façon dont les gestionnaires dirigent).
Le modèle 7S tente également d’illustrer comment ces éléments s’alignent et s’appuient les uns sur les autres. Comprendre comment les différents « S » interagissent est essentiel pour anticiper ce qui se passera dans toute l’organisation lorsque des changements seront apportés.
La limite de cette conception est qu’elle n’a pas de point de vue clair sur la façon de mettre en œuvre les changements proposés. Il néglige également les intrants externes, comme la satisfaction des clients, et la façon dont ils pourraient jouer un rôle dans la façon dont l’entreprise s’organise.
Modèle en étoile de Jay Galbraith
Parmi les modèles les plus courants, celui de Jay Galbraith est le plus ancien. Le défunt théoricien de l’organisation a développé le modèle en étoile dans les années 1960 et l’a perfectionné tout au long de sa carrière.
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Les cinq composantes du modèle en étoile englobent bon nombre des éléments durs et mous détaillés dans le modèle 7S, mais en mettant moins l’accent sur la culture d’entreprise et en accordant plus d’attention aux incitations, aux récompenses ou à la rémunération des employés.
Comme le modèle 7S, le modèle en étoile ne tient pas compte des influences et des intrants externes. Il ne tient pas non plus compte du rôle des extrants et de la façon dont la réponse des clients à un produit devrait influencer la conception d’une organisation.
Le modèle de transformation du Center for Organizational Design
Le modèle de transformation est un cadre créé et utilisé par le Center for Organizational Design. Il se concentre sur huit variables principales et cherche à remédier aux limites des modèles 7S et Star. Voici à quoi il ressemble :
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En plus de certains des éléments hard et soft vus dans les modèles 7S et Star (stratégie, systèmes, structure, etc.), ce modèle prête attention aux intrants environnementaux. Ces intrants sont des choses comme l’évolution des goûts des clients, les nouvelles technologies, la concurrence ou les lois.
Le modèle incorpore également les résultats de la production, comme les mesures des ventes et les commentaires des clients. Avoir une bonne maîtrise des performances actuelles d’une entreprise indique ce qui doit être changé ou amélioré à tout moment. Cela rend le modèle de transformation théoriquement mieux adapté à l’adaptabilité organisationnelle.
En déconstruisant les silos et en incluant les commentaires des clients dans la conception de l’org, l’entreprise est mieux préparée à s’adapter aux goûts changeants des clients à chaque cycle de production.
Observez l’avant et l’après de la structure de l’org ci-dessous. Avec le modèle de transformation appliqué, les services de vente, d’ingénierie et de contrôle de la production travaillent ensemble pour répondre aux désirs des clients. En déconstruisant les silos et en incluant les commentaires des clients dans la conception de l’org, l’entreprise est mieux préparée à s’adapter aux goûts changeants des clients à chaque cycle de production.
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L’exemple ci-dessus est une conception réelle mise en œuvre par une entreprise de l’industrie de l’aluminium. Grâce à ces changements de haut niveau, l’entreprise a augmenté les ventes d’une ligne de produits de 50 % et a augmenté ses marges de 25 %.
Exemples en mots réels de refontes organisationnelles
L’approche ADN de Strategy&
Strategy&, une équipe de conseil en stratégie mondiale, guide la conception d’org avec leur approche « ADN » propriétaire.
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Plusieurs des composants de ce modèle sont similaires aux éléments que l’on retrouve dans les trois premiers modèles, mais avec des noms différents. Par exemple, « Récompenses » est devenu « Motivateurs » et « Culture » est devenu « Mind-Sets ».
Une autre différence clé est que Strategy& reconnaît que chaque élément fait partie d’une paire complémentaire. Au lieu que les éléments soient « durs » ou « mous », ils sont plutôt considérés comme étant les deux faces d’une même pièce.
Par exemple, la paire en haut du graphique décrit comment les décisions sont prises. Du côté formel, les processus établis influencent la façon dont les décisions sont prises, et du côté informel, les valeurs et les attentes humaines jouent un rôle.
Le point soulevé par les paires dans l’approche ADN est que pour qu’une org change les processus de prise de décision, elle doit envisager des méthodes pour changer les règles écrites ainsi que les normes comportementales. Cela crée une image plus holistique de la façon dont une organisation fonctionne.
L’approche de conception intelligente du BCG
Les modèles 7S, Star et Transformation supposent tous que les composants durs et mous d’une organisation conduisent à des résultats. Le BCG, une société de conseil en gestion, soutient que les résultats de l’entreprise ne sont pas du tout directement influencés par les composants hard et soft. Voyez si vous pouvez repérer la différence dans leur modèle de conception organisationnelle :
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Selon le BCG, les comportements sont la force principale de toute entreprise. Les composantes matérielles et immatérielles n’influencent qu’indirectement les résultats. Le modèle du BCG se concentre sur la façon dont les composantes matérielles et immatérielles influencent le comportement humain, qui à son tour détermine les résultats.
Lorsqu’on dirige une refonte de l’organisation, l’approche Smart Design comporte trois étapes principales :
- Établir la raison de la réorganisation, c’est-à-dire. ce que l’entreprise aimerait que ses performances soient par rapport à ce qu’elles sont actuellement
- Fixer les comportements des employés qui combleront l’écart entre les performances actuelles et les performances souhaitées
- Déterminer ce qui doit se passer pour encourager ces comportements
L’approche du BCG comprend de nombreuses options sur la façon d’encourager certains comportements. Celles-ci vont des structures organisationnelles adaptées pour refléter les priorités d’une entreprise (par exemple, moins de niveaux de leadership pour faciliter une prise de décision plus rapide) aux processus d’évaluation des employés qui se concentrent moins sur l’attribution de blâmes pour les lacunes et plus sur la récompense des comportements coopératifs.
Défis de la conception organisationnelle
Même lorsque vous appliquez l’un des modèles ci-dessus, il y aura toujours des défis. Voici quelques-uns des défis les plus courants qui font que les modèles et cadres de refonte d’org sont moins que parfaits :
Tous les modèles nécessitent un certain degré de personnalisation
Les organisations sont des entités complexes, chacune ayant ses propres objectifs, ressources, contraintes et entrées environnementales. Non seulement les entreprises doivent être sélectives quant au modèle sur lequel elles fondent leur refonte, mais elles doivent aussi réfléchir soigneusement à la manière de personnaliser le modèle pour mieux répondre aux besoins de leur organisation.
C’est là qu’intervient un cabinet extérieur. Un expert en refonte aide les dirigeants d’entreprise à comprendre les meilleures façons de personnaliser un modèle pour leur situation, car il a probablement vu quels changements fonctionnent et lesquels ne fonctionnent pas pour des organisations similaires.
Les modèles du 20e siècle tentent de résoudre les défis du 21e siècle
Plusieurs des modèles de conception organisationnelle les plus acceptés sont issus de recherches effectuées dans les années 1960, 1970 et 1980. Bien qu’ils aient été affinés au fil des ans par des chercheurs et des consultants, ils sont toujours ancrés dans des travaux réalisés à une autre époque. Il n’est pas difficile d’imaginer pourquoi les défis auxquels les entreprises sont confrontées aujourd’hui sont, à bien des égards, très différents de ceux d’il y a 50 ans.
Les organisations se concentrent trop sur la hiérarchie pendant le processus de conception
Trop souvent, les gens entendent le mot « conception organisationnelle » et supposent que cela signifie remuer les cases sur l’organigramme d’une entreprise. Si la structure de la hiérarchie des employés d’une org est certainement importante, ce n’est qu’une partie de la conception organisationnelle.
Un article de 2015 de McKinsey Quarterly résumait cela par une métaphore frappante : « De nombreux dirigeants ont tendance à ignorer les autres éléments de structure, de processus et de personnes qui font partie d’une refonte complète, réarrangeant ainsi les chaises longues mais ne voyant pas que le bon navire Titanic peut encore couler. »
Comment, où et quand les gens travaillent évoluent
Les employés à distance, les consultants et les nouvelles technologies de communication ont sans aucun doute un impact sur un org design. Les modèles de conception devraient tirer parti des nouvelles méthodes de collaboration et laisser un peu de marge de manœuvre pour intégrer les innovations futures.
Prêts à lancer une refonte d’org ?
La refonte organisationnelle est complexe, mais personne ne connaît votre entreprise aussi bien que votre équipe de direction. Pour obtenir un soutien, commencez par trouver un expert externe qui valorise votre connaissance de l’organisation et montre une volonté d’adapter les cadres pour tenir compte des développements externes et internes.
Des entreprises avant-gardistes comme The Center for Organizational Design, Strategy& et BCG réimaginent les modèles de conception et donnent la priorité à la personnalisation pour leurs clients. Même si votre entreprise ne peut pas travailler avec ces firmes spécifiques, envisagez des consultants ayant une philosophie similaire d’innovation et de personnalisation.
Outils de remaniement organisationnel en interne
Le logiciel d’organigramme de Pingboard permet de visualiser facilement votre remaniement organisationnel. Utilisez-le pour rédiger plusieurs versions de votre structure organisationnelle, puis invitez d’autres personnes à collaborer ou à visualiser les conceptions proposées. Pingboard vous aide également à identifier les bons employés pour diriger de nouveaux départements ou remplir de nouveaux rôles. Grâce au répertoire intégré des employés de Pingboard, vous pouvez trouver des candidats en recherchant les compétences et l’expérience dont vous avez besoin.
Voici un exemple d’organigramme interactif de Pingboard qui aide les gens à concevoir leur organisation:
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