La contestation d’un frais erroné et le signalement d’un frais frauduleux nécessitent des actions différentes de la part du titulaire de la carte.
Voici la distinction entre les deux types de frais :
Frais erronés : Charge de la PCard d’un fournisseur qui n’est pas le résultat d’une fraude mais qui doit être contestée ; Les exemples incluent
- un débit pour un article jamais reçu
- un débit pour un article retourné
- un débit qui inclut la taxe de vente
- un débit placé par erreur sur le compte par le vendeur
Si les titulaires de carte remarquent des différences entre le relevé et leurs reçus, ou si des éléments du relevé semblent incorrects, ils doivent d’abord essayer de les résoudre directement avec le commerçant/fournisseur.
Si l’élément ne peut pas être résolu directement avec le fournisseur, les titulaires de carte doivent contacter le service clientèle de Citi au 1-800-248-4553 (appeler à frais virés au 1-904-954-7314 si vous composez en dehors des États-Unis), qui enverra par fax ou par courrier américain le formulaire de contestation pré-rempli pour poursuivre leur contestation de manière formelle, y compris la raison de la contestation et une copie du relevé mettant en évidence l’erreur. Ce formulaire doit être signé et renvoyé par fax ou par courrier américain avec toute documentation supplémentaire (par exemple, une copie du reçu de crédit) au service clientèle de Citibank.
Citibank ne peut pas accepter les formulaires de contestation sans la signature du titulaire de la carte car ils pourraient être utilisés comme documents juridiques et Citibank a besoin de comparer la signature sur le formulaire de contestation avec la signature que le commerçant pourrait présenter.
Pour le litige soulevé depuis les États-Unis, le délai pour aviser Citi du litige serait de 60 jours à partir de la date du relevé où la charge apparaît pour la première fois.
Fraude : Charge PCard non effectuée par le titulaire de la carte, parfois d’un commerçant inconnu, généralement le résultat de
- le vol de la PCard physique
- la perte de la PCard physique
- le vol du numéro de compte de la PCard
Les titulaires de cartes qui identifient des transactions frauduleuses potentielles sur leur relevé doivent immédiatement en informer le service clientèle de Citibank au 1-800-248-4553 (appel à frais virés 1-904-954-7314 si vous appelez de l’extérieur des États-Unis.) qui travaillera avec le titulaire de la carte pour bloquer ou annuler la carte immédiatement. Le compte sera ensuite transféré à un membre du service des fraudes de Citibank qui travaillera avec le titulaire de la carte pour examiner les transactions et mener une enquête sur l’activité suspecte. Il peut être demandé aux titulaires de cartes de remplir une déclaration écrite détaillant toute transaction frauduleuse.
Il faut conseiller aux titulaires de cartes de déclarer une carte comme perdue ou volée ou de signaler toute activité frauduleuse présumée sur leur compte dès qu’ils ont connaissance de la situation. Cette action immédiate de la part du titulaire de la carte peut contribuer à accélérer l’enquête sur la fraude, à limiter les activités non autorisées et à réduire la responsabilité que votre entreprise peut avoir.
Carte d’achat utilisée par erreur par le titulaire de la carte
Si un titulaire de carte utilise la carte d’achat par erreur – par exemple, il effectue un achat personnel en pensant qu’il a utilisé une carte de crédit personnelle – le titulaire de la carte doit immédiatement contacter son administrateur local de la carte d’achat. Dans certains cas, le vendeur peut être en mesure de créditer la carte d’achat du montant facturé par erreur et d’accepter une carte de crédit personnelle à la place. Si cela n’est pas possible, le titulaire de la carte doit rédiger un chèque à l’ordre de l’Université de Harvard pour le montant total du débit. Le titulaire de la carte qui se trouve dans cette situation doit contacter son administrateur local pour obtenir des détails sur la procédure de vérification. Tous les frais effectués par erreur doivent contenir une explication détaillée dans le système de règlement, et des copies des pièces justificatives indiquant que l’Université a été remboursée en totalité doivent être conservées localement en cas d’audit.