Réglementations de conformité ERISA
La loi de 1974 sur la sécurité du revenu de retraite des employés (ERISA) couvre la plupart des régimes de prestations aux employés du secteur privé établis volontairement. Les employeurs du secteur privé sont tenus de s’assurer que leurs régimes de retraite sont conformes à la réglementation ERISA. ERISA définit les normes minimales pour ces plans, qui comprennent les plans à cotisations définies, les plans à prestations définies, les 401(k), les plans d’actionnariat salarié (ESOP), les plans de retraite simplifiés pour les employés (SEP) et les plans de participation aux bénéfices.
La conformité ERISA de base exige que les employeurs fournissent des avis aux participants sur les informations du plan, leurs droits en vertu du plan et la façon dont le plan est financé. Il s’agit notamment de s’assurer que les régimes respectent les normes minimales d’ERISA, la tenue des dossiers, les déclarations et rapports annuels, et la conformité fiduciaire. ERISA fournit les normes minimales de participation, d’accumulation des prestations et d’acquisition des prestations dans le cadre du régime. En vertu d’ERISA, les personnes qui administrent, gèrent ou contrôlent les actifs du régime ont également une obligation fiduciaire, qui les oblige à agir uniquement dans l’intérêt des participants et des bénéficiaires du régime. Le non-respect des exigences ERISA pour les plans qualifiés peut exposer une entreprise à des litiges ERISA et à des pénalités du DOL ou de l’IRS. Un conseiller juridique expérimenté en matière d’ERISA peut aider votre entreprise à maintenir la conformité ERISA et à éviter des pénalités coûteuses.
Exigences de notification ERISA
L’ERISA exige certaines exigences minimales de notification aux participants au régime. Il s’agit notamment d’exiger que tous les participants reçoivent une description sommaire du régime (SPD) dans les 90 jours suivant son premier jour de couverture. Le SPD doit fournir certaines informations, notamment le nom du régime, les informations sur l’employeur, le type de régime, les agents désignés, les conditions d’admissibilité, la description des prestations, les informations sur le financement du régime, les procédures de réclamation et la déclaration des droits ERISA. En outre, les employés doivent recevoir un avis de toute modification importante de leurs régimes de prestations par le biais d’un avis de résumé des modifications importantes (SMM).
Rapports et tenue des dossiers ERISA
Les employeurs doivent tenir des dossiers précis concernant leurs régimes de prestations aux employés. En vertu de la section 107 de l’ERISA, tous les dossiers relatifs aux dépôts gouvernementaux doivent être conservés et tenus à disposition pour examen pendant un minimum de six ans après la date de dépôt. Toutefois, en vertu de l’article 209, un employeur doit conserver les dossiers relatifs aux prestations des employés pendant une période suffisante pour déterminer les prestations dues à ces employés.
Les entreprises ont également des obligations de déclaration obligatoires en vertu de l’ERISA. Pour les régimes comptant 100 participants ou plus, les promoteurs de régime doivent déposer chaque année le formulaire 5500 Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan. Pour les régimes comptant moins de 100 participants, les promoteurs peuvent utiliser le formulaire abrégé 5500-SF.
Un promoteur de régime déposera son formulaire 5500 par voie électronique via le système EFAST du ministère du Travail. Le dépôt électronique satisfait aux exigences de déclaration de l’ERISA et de l’Internal Revenue Code (IRC) en fournissant un rapport sur la situation financière, les investissements et les opérations du régime. Cela comprend des informations sur le plan, le nom du plan, l’année du plan, un tableau des actifs et des passifs du plan, les fournisseurs de services, les coûts et les fournisseurs d’assurance, les participants et les données financières.
Réclamations des employés pour violation de l’ERISA
Les employés et les participants au plan ont des protections minimales pour les procédures de réclamation des plans de prestations des employés en vertu de l’ERISA. Lorsque la réclamation d’un employé est refusée, le régime doit fournir une notification adéquate de la raison du refus et leur donner la possibilité d’un examen complet et équitable. Si le régime prend une décision défavorable sur l’appel du demandeur, il doit préciser la raison de la décision et fournir une déclaration sur le droit du demandeur d’intenter une action en justice en vertu de l’ERISA.
Responsabilités fiduciaires de l’ERISA
Les fiduciaires de l’ERISA ont l’obligation d’agir dans le seul intérêt des participants et des bénéficiaires du régime. Cela implique de prendre en charge les coûts raisonnables de l’administration du régime, de diversifier les investissements pour minimiser le risque de pertes importantes, de respecter les termes du document écrit du régime et d’éviter les conflits d’intérêts. Le fiduciaire est également responsable de la surveillance de la performance des investissements et de la sélection des options et des fournisseurs d’investissement.
Audits de l’ERISA
L’Employee Benefits Security Administration (EBSA) effectue régulièrement des audits des plans de prestations pour enquêter sur les plans et assurer la conformité. Les audits peuvent être déclenchés par l’examen du formulaire 5500 ou d’autres rapports, l’examen des descriptions sommaires des plans, les plaintes des employés, ou même des audits aléatoires. Selon un rapport du ministère du travail, environ deux tiers des enquêtes civiles de l’EBSA aboutissent à un recouvrement monétaire ou à une autre mesure corrective. Environ un quart des enquêtes pénales ont abouti à des plaidoyers de culpabilité ou à des condamnations pénales.
Pénalités pour les violations ERISA
L’EBSA applique les lois du ministère du Travail, y compris ERISA. Les promoteurs de régimes peuvent être pénalisés par l’EBSA en cas de violation de l’ERISA. Les pénalités pour les violations de l’ERISA peuvent dépendre du type de violation, de l’étendue de la violation et du caractère délibéré de la violation. Les pénalités pour violation peuvent inclure des amendes, des paiements aux participants au plan et des changements requis dans les pratiques et procédures de l’entreprise. Les administrateurs de régimes qui ne se conforment pas aux exigences de déclaration annuelle sont également soumis à une pénalité pouvant atteindre 1 000 $ par jour.
Les violations fiduciaires de l’ERISA peuvent également soumettre le fiduciaire à une responsabilité personnelle pour les pertes subies par les participants au régime. Les participants au régime et les bénéficiaires ont le droit d’intenter une action en justice contre le gestionnaire du régime, l’administrateur du régime ou d’autres personnes qui contrôlent les actifs du régime pour une violation de l’obligation fiduciaire. Les fiduciaires peuvent également être responsables envers les participants pour les pertes de revenus ou les bénéfices indûment perçus.
Les violations délibérées de l’ERISA peuvent même entraîner des poursuites pénales. Les sanctions pénales maximales pour les violations ERISA comprennent jusqu’à 10 ans de prison et des amendes pouvant aller jusqu’à 100 000 $. Les entreprises accusées de violations de l’ERISA peuvent encourir des amendes pénales allant jusqu’à 500 000 $, en plus de toute responsabilité civile.
Corrections volontaires de la conformité ERISA
Le ministère du Travail dispose de programmes de conformité volontaire pour les promoteurs de régimes qui découvrent une violation possible des exigences ERISA. Cela comprend le programme de conformité volontaire pour les déclarants délinquants (DFVCP) et le programme de correction volontaire des fiduciaires (VFCP).
Programme de conformité volontaire pour les déclarants délinquants
Lorsqu’un administrateur de régime n’a pas respecté les exigences de déclaration annuelle ERISA, le DFVCP donne aux administrateurs un moyen de satisfaire aux exigences et d’éviter les évaluations de pénalités civiles supplémentaires. En déposant les rapports annuels en souffrance par l’entremise du DFVCP, les administrateurs de régimes peuvent payer volontairement un montant de pénalité réduit.
L’admissibilité au DFVCP est limitée aux administrateurs de régimes ayant des obligations de dépôt en vertu du titre I de l’ERISA et qui n’ont pas déjà été avisés par le DOL de leur défaut de déposer un rapport annuel. La participation comprend le dépôt du formulaire 5500 ou 5500-SF Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan et la soumission des informations de dépôt et du paiement dans le cadre de la structure de pénalité réduite.
Programme volontaire de correction fiduciaire
Si un fiduciaire ou un promoteur de régime découvre une possible violation de l’obligation fiduciaire, il peut corriger sa violation par le biais du VFCP pour éviter des pénalités supplémentaires. Le VFCP permet aux fiduciaires de se conformer aux règlements ERISA en prenant des mesures correctives.
Pour obtenir un allègement des mesures d’exécution, les fiduciaires doivent :
- Identifier toute violation et déterminer si elle relève des 19 catégories de transactions couvertes par le VFCP;
- Suivre le processus pour corriger toute violation admissible;
- Calculer toute perte ou tout profit lié aux violations et restituer les montants avec intérêts ; et
- Déposer une demande auprès de l’EBSA, y compris la documentation montrant que des mesures correctives ont été prises.
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