Nous comprenons que vous mettez beaucoup d’efforts dans l’organisation de vos événements. Bien que le recrutement de bénévoles puisse sembler chronophage, ils constituent un atout essentiel pour toute collecte de fonds. Nous partageons donc notre point de vue sur la façon de recruter des bénévoles pour un événement avec succès et efficacité. Mais avant cela, il est important de comprendre ce qui motive vos bénévoles à participer :
Pourquoi vos partisans se portent-ils volontaires lors d’événements ?
Lorsque vous savez pourquoi les volontaires participent à vos événements, vous pouvez mieux orienter vos efforts de recrutement. Examinons les quatre principales raisons pour lesquelles les bénévoles participent :
Ils se soucient de votre cause
Les bénévoles passionnés sont fiables et engagés et veulent faire une réelle différence le jour de l’événement. Ces bénévoles peuvent chercher votre organisation par le biais d’une recherche en ligne, d’un bulletin communautaire ou du bouche à oreille, nous avons donc inclus des moyens de faciliter la tâche de ces bénévoles enthousiastes pour trouver vos opportunités et s’y inscrire.
Ils font du bénévolat ensemble
Les événements sont un excellent moyen pour les groupes, comme les employés des entreprises et les familles, de se réunir pendant une journée pour aider la communauté. Si les groupes de bénévoles ont tendance à être plus épisodiques, ils offrent la possibilité de recruter et d’engager des membres dans votre cause. C’est pourquoi il est important de simplifier l’inscription des équipes, et de se connecter avec vos bénévoles le jour de l’événement dans le but d’inviter les bénévoles à s’engager à nouveau avec votre organisation.
Ils profitent de votre événement
Bien que la plupart des bénévoles participent parce qu’ils veulent aider à améliorer leur communauté, certains cherchent aussi à en profiter, et c’est bien ainsi ! Peut-être offrez-vous des billets gratuits pour l’événement, ou vos bénévoles peuvent avoir des objectifs personnels liés à leur carrière ou à leurs intérêts. Par exemple, votre événement peut offrir des possibilités de réseautage, ou permettre aux volontaires de pratiquer une certaine compétence. Une fois que vous avez identifié ce que vos bénévoles veulent retirer de vos opportunités, vous pouvez communiquer ces avantages dans vos efforts de marketing lors du recrutement de bénévoles pour l’événement.
On leur a demandé
Vous pourriez être surpris de voir à quel point les membres de la communauté sont prêts à aider si vous leur demandez simplement. Vos événements offrent une occasion passionnante de faire quelque chose de différent tout en améliorant nos communautés. Les bénévoles de la première heure peuvent devenir les bénévoles les plus dévoués de votre organisation. Ci-dessous, nous explorons 8 façons d’atteindre des bénévoles potentiels pour des événements, et de les faire revenir.
Comment recruter des bénévoles pour un événement
Faites en sorte que les opportunités de bénévolat soient faciles à trouver
Vous vous demandez où trouver des bénévoles pour des événements ? Laissez-les vous trouver ! Une majorité de bénévoles recherchent des opportunités de participation en ligne. Les bénévoles viendront sur votre site Web à la recherche de moyens de s’impliquer, ils ne devraient donc pas avoir à fouiller dans votre site Web pour les trouver. Heureusement, il existe des solutions simples que vous pouvez appliquer pour améliorer la visibilité de vos événements. Voici quelques méthodes éprouvées pour aider vos événements à se démarquer :
- Incorporez une rubrique « Bénévoles » dans le menu de navigation de votre site Web, afin que les visiteurs puissent naviguer rapidement sur votre site. Si vous établissez un lien avec votre logiciel de gestion des bénévoles, incluez un appel à l’action clair tel que « Vous voulez faire du bénévolat ? Cliquez ici pour vous impliquer ! »
- Listez tous vos événements et opportunités en un seul endroit sur votre site. Vous pouvez créer une page de calendrier pour que vos supporters puissent s’enthousiasmer pour la saison à venir.
- Mettez en avant un événement particulièrement excitant sur votre page d’accueil.
- Créez un lien vers la page de votre événement directement (plutôt que vers votre page d’accueil) lorsque vous présentez des opportunités de bénévolat dans les médias sociaux et les documents marketing. De cette façon, les volontaires ne sont qu’à quelques clics de s’inscrire !
Employer les médias sociaux
80 % des organismes sans but lucratif conviennent que les médias sociaux sont efficaces pour recruter des bénévoles, et 78 % conviennent que les médias sociaux sont efficaces pour recruter des participants aux événements. Alors pourquoi ne pas laisser les médias sociaux faire le travail de fond. Passez le mot en utilisant diverses plateformes de sensibilisation ; annoncez les événements à venir sur les canaux de médias sociaux de votre organisation tout en encourageant les membres de la communauté à s’inscrire pour des opportunités de bénévolat passionnantes. Le marketing de pair à pair est également une excellente méthode qui permet d’enrôler vos supporters actuels pour qu’ils passent le mot pour vous sur les médias sociaux.
Et pourquoi ne pas intégrer régulièrement un calendrier des événements dans votre bulletin d’information à but non lucratif ? À chaque mention d’une opportunité, assurez-vous d’inclure un appel à l’action, tel que « On a besoin de bénévoles pour les événements ! Inscrivez-vous ici ». Ensuite, fournissez un lien ou un bouton qui mène directement à la page de l’événement ou à la page d’inscription des bénévoles de votre site.
N’oubliez pas que vos comptes de médias sociaux servent également à créer une reconnaissance de la marque, afin que vous deveniez l’organisation à privilégier lorsque les bénévoles cherchent à soutenir une cause spécifique. En maintenant vos médias sociaux régulièrement mis à jour, passionnants et » à la marque « , vous attirerez des bénévoles qui comprennent votre organisation. Consultez cet article pour en savoir plus sur l’élaboration d’une stratégie de médias sociaux efficace.
Prenez contact avec les entreprises de votre communauté
De plus en plus d’entreprises intègrent des programmes de bénévolat dans leur modèle d’affaires. Alors pourquoi ne pas tendre la main aux employeurs locaux, en particulier ceux qui ont des exigences en matière de bénévolat des employés, pour votre prochain événement ? Pour atteindre des partenaires potentiels, vous pouvez envisager d’écrire une lettre pour demander des volontaires pour vos prochains événements. Votre message doit communiquer plus que le simple fait que vous avez besoin de bénévoles pour des événements qui soutiennent votre cause. Dans votre lettre, vous devez faire savoir aux entreprises comment elles peuvent bénéficier d’un partenariat, ce que votre cause signifie pour la communauté que vous partagez, et comment vos organisations peuvent accomplir davantage ensemble. Vous pouvez utiliser ce schéma pour créer une lettre de demande de bénévoles pour votre prochain événement.
Exemple de lettre de demande de bénévoles pour un événement
- Phrase d’ouverture qui attire l’attention : Rédigez une phrase d’introduction qui attire l’attention des lecteurs.
- But ou besoin : Quel est le but de l’événement ? Qu’est-ce que vos efforts permettront d’accomplir ?
- Solution : Comment leurs efforts collectifs vont-ils aider ?
- Avantages : Quel est l’intérêt pour les bénévoles et l’entreprise ? Ferez-vous apparaître le logo de l’entreprise, par exemple ?
- Attentes des bénévoles : Que peuvent s’attendre à faire les bénévoles ? À quels types de travaux doivent-ils se préparer ?
- Prochaines étapes et coordonnées : Comment l’entreprise doit-elle répondre à votre lettre ? Comment les employés doivent-ils s’inscrire aux opportunités ?
N’oubliez pas de faire un suivi par un appel téléphonique. Cela semblera plus personnel et montrera à l’entreprise que vous comptez spécifiquement sur elle pour aider à faire de votre événement un succès.
Voyez cet article pour en savoir plus sur les avantages des partenariats d’entreprise.
Simplifiez l’inscription des équipes
Une fois que les bénévoles potentiels de l’événement ont trouvé des opportunités qui les intéressent, ils doivent pouvoir s’inscrire facilement. Il en va de même pour les équipes, les groupes de familles et les entreprises partenaires. L’inscription simple des équipes signifie que les volontaires peuvent s’inscrire ensemble à l’événement directement sur votre site Web, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les allers-retours inutiles. Après avoir saisi quelques informations clés, les équipes devraient être inscrites immédiatement et leurs places réservées. Demandez les coordonnées d’un chef d’équipe, afin de pouvoir facilement identifier et joindre une personne de référence pour communiquer rapidement les informations nécessaires.
Pré-affectation des tâches
La préparation est la clé d’une navigation sans heurts le jour de l’événement. De plus, les bénévoles de votre événement sont plus susceptibles de participer à nouveau s’ils ont eu une expérience positive la première fois qu’ils ont fait du bénévolat avec votre organisation. Lorsque vous dressez la liste de vos opportunités, indiquez le travail que vous attendez d’eux et donnez-leur une brève description. Cela permet aux bénévoles de l’événement de s’adapter aux bonnes opportunités. Lorsque vos bénévoles arrivent à l’événement, ils sont prêts à commencer et sauront exactement quelles sont leurs responsabilités.
Envoyez des rappels
Après que les volontaires se soient inscrits à votre événement, faites un suivi par un e-mail pour confirmer l’inscription et remercier les volontaires de leur intérêt. Parce que nous sommes des humains, il nous arrive d’oublier des choses. Envoyez un rappel plusieurs jours avant avec la date et l’heure de l’événement. Précisez les informations logistiques afin que les bénévoles se sentent préparés. Nous recommandons d’inclure les informations suivantes :
- Les détails de l’emplacement
- Les numéros de contact du jour
- Ce qu’il faut apporter
- Un horaire pour la journée
Vous pouvez également joindre une documentation brève mais perspicace sur votre cause afin que les bénévoles soient engagés avant même leur arrivée. La préparation de votre organisation démontre votre dévouement à la cause, inspirant un engagement de la part des bénévoles.
Établir un système d’enregistrement des bénévoles
Un système d’enregistrement à chaque événement vous aidera à suivre la présence des bénévoles. Dès que les bénévoles arrivent sur le lieu de l’événement, demandez-leur de se rendre directement à un point d’enregistrement (et prévoyez une signalisation claire pour qu’il soit facile à localiser). Un processus d’enregistrement automatisé permettra également aux bénévoles de signer leur entrée et leur sortie, de sorte que votre organisme sans but lucratif puisse enregistrer des données précieuses sur le nombre de participants et d’heures. Si vous ne disposez pas de la technologie nécessaire, abandonnez le papier et le crayon et créez une feuille de calcul pour suivre les présences et les heures de participation. Un événement bien organisé minimisera le stress des bénévoles lors des événements, en veillant à ce qu’ils vivent une expérience positive.
Remercier vos bénévoles
Stimulez vos efforts de recrutement avec un meilleur engagement des bénévoles. Maintenant que vous savez comment obtenir des bénévoles pour un événement, vous pouvez vous préparer à réussir pour le prochain événement. Terminez chaque événement en réunissant vos bénévoles pour les remercier de leur travail. Parlez de tout ce que vous avez pu accomplir en équipe, et de la valeur de leurs efforts bénévoles. Envoyez ensuite un courriel de remerciement sincère. Le fait d’être apprécié fait du bien – les bénévoles pourraient bien avoir envie de donner un coup de main à nouveau !
Votre organisation compte sur les efforts bienveillants des bénévoles de vos événements. Nous espérons que ces 8 stratégies vous permettront d’obtenir tous les coups de main dont vous avez besoin pour faire de votre prochain événement un succès. N’ayez pas peur d’utiliser ces conseils pour engager et fidéliser des bénévoles pour toutes les opportunités futures de votre organisation !