Les ordres de modification sont une partie nécessaire de la construction.
C’est un sujet délicat lorsqu’après avoir commencé un projet de construction, des choses surviennent qui vous obligent à facturer des coûts supplémentaires.
De nombreux entrepreneurs ont peur de facturer les ordres de modification de peur que cela n’affecte leur relation d’affaires. Ou pire, ils travaillent sur une base horaire et ne sont jamais payés pour leur travail.
Les ordres de modification peuvent être difficiles à faire approuver et à maintenir une relation solide.
Nous sommes une entreprise d’estimation et de consultation en construction, et nous avons développé une stratégie très spécifique pour faire approuver les ordres de modification.
Je vais vous montrer comment facturer les ordres de modification de façon professionnelle, les faire approuver, et être un atout pour votre client où il continue à vouloir vous utiliser pour des projets.
En utilisant ces stratégies, nous avons vu des clients faire 10 à 20 % de plus sur leur contrat grâce aux ordres de modification.
Qu’est-ce qu’un ordre de modification ?
Un ordre de modification est un mini-contrat formel qui modifie votre contrat initial. Les ordres de modification peuvent être des ajouts ou des déductions au montant de votre contrat.
Lorsque vous avez un contrat, vous avez une portée de travail de ce qui est inclus dans votre liste de responsabilités.
Chaque projet a des changements, et ceux-ci viennent sous la forme de changements du propriétaire, des exigences de l’inspecteur, et des conflits dans les dessins, et plusieurs autres.
Parce que ces changements sont en dehors de votre contrat, vous devriez facturer quelque chose pour le travail.
Le défi avec les ordres de modification est que beaucoup d’entrepreneurs et de sous-traitants croient que le fait de facturer certaines choses, ou de facturer trop, va faire que votre client ne voudra plus faire appel à vous à l’avenir.
Prévenir les ordres de modification (et vous établir comme un atout précieux)
Si vous êtes un très bon entrepreneur, vous ferez votre diligence raisonnable pour identifier tous les problèmes avant même de commencer le travail afin de prévenir les ordres de modification. La plupart des ordres de modification résultent de problèmes préexistants sur le chantier ou de problèmes de coordination qui peuvent être évités par un examen détaillé de la portée et des plans, une réunion des sous-traitants ou une réunion entre le propriétaire et l’architecte.
Si vous voulez vraiment prouver votre valeur à un entrepreneur général (ou au propriétaire si vous êtes le CG), identifiez les problèmes avant qu’ils ne surviennent. Évitez au CG (ou au propriétaire) quelques maux de tête et surprises budgétaires, et je peux vous garantir qu’ils reviendront vers vous à l’avenir.
Les problèmes courants que je vois fréquemment sont :
- Les conduits mécaniques interfèrent avec les hauteurs de plafond
- Les dimensions structurales ne correspondent pas aux dimensions architecturales
- Les dimensionsADA ne sont pas conformes au code mais passent pourtant l’examen des plans
- Les panneaux d’accès en hauteur ne sont pas conformes… au code mécanique (certains codes exigent la capacité de retirer complètement les composants aériens)
- L’étendue des travaux oublie des parties des projets (cela se produit fréquemment en raison de la précipitation pour respecter les délais)
Mais vous ne pouvez pas contrôler si le propriétaire redessine les murs, ou si un inspecteur vient et ajoute des exigences supplémentaires qui n’ont pas été prises lors de l’examen des plans, ou qu’en est-il lorsqu’un autre corps de métier endommage votre travail et que vous devez refaire certains travaux ?
Ou… Que faire si un tuyau de gicleur éclate et endommage les cloisons sèches ?
En raison des défis que nous avons vus dans notre expérience, nous avons développé cette stratégie où vous pouvez identifier le type d’ordre de modification afin que vous puissiez l’aborder un peu différemment.
Comment émettre stratégiquement un ordre de modification
La procédure d’exploitation standard pour les ordres de modification est généralement celle où vous préparez un document avec une petite portée du travail supplémentaire à effectuer, un montant total et des informations justificatives pour prouver pourquoi vous facturez ce montant.
C’est un peu comme une mini-estimation du travail à effectuer. Et une fois qu’il est signé, il devient un mini-contrat qui modifie le contrat original.
Voici un exemple de ce à quoi ressemble un ordre de modification.
Et la sauvegarde de celui-ci:
Vous pourriez vouloir ajouter une sauvegarde supplémentaire pour prouver votre cas. Votre sauvegarde est votre preuve de ce que le travail qui doit être effectué est, et pourquoi il coûte ce que vous facturez.
Vous devriez inclure des photos, des bons de commande, des factures, des courriels, des RFI, des addendums, des révisions, des croquis, des bribes du plan, une image surlignée du plan, et toute autre preuve dont vous pourriez avoir besoin pour prouver votre cas.
C’est une bonne idée d’utiliser un logiciel de gestion de projet pour garder la trace des ordres de modification, des demandes d’information (RFI), des addendums et des révisions, et des croquis. Vous pouvez utiliser Procore ou Corecon pour gérer cela.
Je recommande également Dropbox pour gérer toute votre documentation. Vous pouvez intégrer ces dossiers avec votre équipe.
Je vous recommande de facturer les ordres de modification de manière agressive. Il y a quelques bonnes raisons pour cela.
Raisons de facturer agressivement les ordres de modification
Les ordres de modification sont souvent négociés – En soumettant un prix agressif, lorsque vous devez escompter votre client, vous profitez toujours de l’ordre de modification.
Les ordres de modification sont souvent contestés – Ils peuvent être contestés parce qu’ils croient que le travail fait partie de votre contrat. En facturant agressivement vos autres ordres de modification, lorsqu’il s’en présente un que vous ne pouvez pas gagner, vous atténuez vos pertes en facturant plus que d’habitude sur les autres.
Il n’y a pas de concurrence – Lorsque vous soumissionnez, vous essayez d’être le plus bas soumissionnaire parce que vous avez des concurrents. Une fois que vous êtes sur le chantier, il est peu probable qu’un entrepreneur engage une autre entreprise pour exécuter un ordre de modification.
Les ordres de modification comportent toujours un risque de non-paiement – Même s’il existe des méthodes légales pour obtenir le paiement, vous ne voulez guère aller dans le sens d’une poursuite ou d’un privilège à moins que ce ne soit absolument nécessaire. Il y a des ordres de modification qui sont approuvés au départ, puis le propriétaire n’a plus d’argent, ou le maître d’ouvrage se rend compte qu’il n’a jamais fait approuver l’ordre et que celui-ci a échappé au contrôle. Il est courant que les entrepreneurs généraux reviennent plus tard et demandent des remises, ou refusent carrément de payer quelque chose. Ou même d’oublier « commodément » à quoi ça sert.
Faire des « faveurs » – Les entrepreneurs généraux sont connus pour demander des travaux gratuits sous forme de faveurs. Pour tout vous dire – quand j’étais surintendant, je demandais tout le temps des petites choses. Les entrepreneurs généraux prennent comme une insulte le fait de devoir réparer un petit trou et de leur facturer 100 dollars pour ce travail. Mais que se passe-t-il lorsqu’ils demandent 20 petites faveurs ? Elles peuvent s’élever à des milliers de dollars. Si vous ne pouvez pas les facturer directement, vous pouvez compenser ces coûts indirectement par d’autres ordres de modification facturés agressivement.
Faites du T&M (temps et matériaux) contre votre politique d’entreprise
Nous recommandons de faire du temps et des matériaux contre votre politique d’entreprise. Ce n’est vraiment pas une façon bonne et sûre de facturer votre travail.
A la place, nous recommandons de TOUJOURS utiliser des ordres de modification formels.
Ce qui se passe sur le travail est dû à la ruée sur les chantiers, les entrepreneurs généraux voudront que les sous-traitants procèdent avec le travail sur une base horaire et ils paieraient pour une main-d’œuvre et des matériaux raisonnables avec une petite majoration.
Le problème avec ceci est que cela vous laisse ouvert à votre client plus tard essayant de négocier votre prix vers le bas. Ils aiment dire « je n’ai pas pu faire approuver celui-ci, donc nous ne pourrons pas le couvrir ». Ou ils pourraient dire « Je vais devoir faire baisser ces coûts si nous voulons que le propriétaire l’approuve ».
Et puisque vous n’avez pas d’ordre de modification approuvé, vous n’avez aucun document juridiquement contraignant pour lequel vous pouvez être payé.
A la place, si votre client insiste sur le T&M, proposez un ordre de modification « à ne pas dépasser ».
C’est comme un hybride de T&M et d’ordre de modification formel. D’abord, le GC approuve votre ordre de modification en fonction d’un prix maximum garanti. Vous pouvez utiliser des tickets de terrain pour garder la trace des heures, donc essentiellement ils pré-approuvent votre ordre de modification.
Facturer selon la raison du changement
Les changements sont faits pour diverses raisons. Certaines sont dues au fait que le propriétaire et l’architecte veulent un changement pendant la construction, et d’autres sont hors du contrôle des propriétaires ou des CG.
Voici les raisons des changements, et comment les gérer.
Changements dirigés par le propriétaire
Souvent, une fois que le travail est en cours et que les propriétaires commencent à voir les murs être montés, ils sont fréquemment inspirés pour faire des changements parce qu’ils peuvent réellement visualiser l’espace.
Ces changements sont facultatifs. De ce fait, vous pouvez demander une prime pour ceux-ci. La logique ici est qu’il n’y a pas de concurrence puisque vous êtes déjà sur le chantier.
Je suis un fan de la facturation agressive des ordres de modification et de laisser le propriétaire ou le CG essayer de négocier votre prix vers le bas.
Modifications dirigées par l’architecte
Les architectes font également des modifications lorsqu’ils remarquent des incohérences dans leur conception ou des inspirations de dernière minute qu’ils pourraient avoir. C’est également le cas des architectes d’intérieur.
Nous les traitons de manière similaire aux changements du propriétaire. Nous appliquons un prix supérieur pour ceux-ci également. Parfois, l’architecte émet un addenda ou un croquis pour clarifier ou améliorer quelque chose sur le travail. S’il s’agit d’un changement facultatif, nous facturons une prime. Si c’est un changement nécessaire, nous facturons un peu moins cher.
Conflits dans les dessins
Aucun dessin n’est jamais parfait. L’industrie de l’architecture a développé des logiciels assez sophistiqués pour aider à repérer les conflits avant qu’ils ne deviennent des problèmes, mais il y a toujours des problèmes dans les dessins.
Quand cela se produit, on essaie de garder un prix raisonnable pour ne pas avoir l’air d’arnaquer.
L’inspecteur exige des éléments supplémentaires
Les inspecteurs sont connus pour venir sur le chantier et ajouter des exigences supplémentaires et apporter des changements basés sur leur code du bâtiment.
Parfois, des choses sont manquées lors de l’examen des plans, ou lors de rénovations de bâtiments existants, il y a des surprises cachées derrière les murs que les inspecteurs remarquent.
Pour celles-ci, essayez d’être raisonnable. Il s’agit d’un changement imprévu.
Dommages par d’autres sous-traitants
Les dommages causés par d’autres sous-traitants sur le chantier sont très courants. Ils donnent souvent lieu à un refacturation du coût de la réparation des dommages aux travaux.
Ceux-ci donnent toujours lieu à un refacturation. Si vous avez de bonnes relations avec ce sous-traitant, vous essayez de vous arranger avec lui directement, ou vous facturez à bas prix ou au prix coûtant. C’est juste pour couvrir vos coûts.
Une fois, j’ai eu un entrepreneur mécanique qui a arraché tous mes plafonds acoustiques parce qu’il avait du mal à installer son travail mécanique. Ils ont arraché tout notre travail, alors nous avons facturé ce double du coût.
Emergences sur le chantier
Et parfois, les choses arrivent. Un tuyau de plomberie peut se briser, il peut y avoir une fuite dans le toit et endommager les cloisons sèches, ou il peut y avoir un incendie.
Ces choses doivent être remédiées et réparées avant de remettre l’espace au propriétaire.
Ces choses que vous facturez raisonnablement. Vous essayez même d’être un joueur d’équipe et de les faire au coût. Ce n’est pas la faute du propriétaire.
Parfois, l’assurance responsabilité civile générale couvre ce genre de problèmes. Si c’est le cas, vous pouvez facturer des taux de prime.
Faveurs
Enfin, les CG et les propriétaires demandent des faveurs.
Si vous facturez pour chaque petit montant, vous aurez l’air de faire de l’escroquerie.
Ce que vous faites ici, c’est que vous gardez la trace du travail dans un ordre de modification défini comme un brouillon dans votre logiciel. Une fois qu’il atteint un seuil, vous faites savoir à votre client que vous commencez à facturer.
Négocier vos ordres de modification
Vous allez rencontrer de nombreux scénarios où vos ordres de modification ne sont pas approuvés. Si vous facturez en fonction de la raison du changement que nous recommandons ci-dessus, vous aurez probablement moins de difficultés à faire approuver les ordres de modification. Ce sont des stratégies éprouvées au combat où nous observons la raison sous-jacente des changements.
Essentiellement, lorsque c’est hors du contrôle de quiconque, vous essayez d’être un joueur d’équipe et de facturer moins pour votre travail. Lorsqu’il s’agit de changements facultatifs, vous pouvez facturer des tarifs supérieurs et on vous demandera souvent de négocier vos prix. Ainsi, vous vous assurez de couvrir vos coûts et de faire un profit décent pour votre temps et vos efforts.
Il y aura des moments où vous ne pourrez pas faire approuver quelque chose, alors vous pouvez utiliser le levier du calendrier pour » pousser » votre CG à approuver rapidement. Vous pouvez leur faire savoir qu’ils ont besoin d’une approbation signée avant de procéder. C’est une des principales raisons pour lesquelles nous n’encourageons pas les travaux T&M ou l’exécution des travaux avant d’avoir obtenu une approbation signée. Une fois le travail terminé, il y a de bonnes chances qu’ils reviennent et disent « le propriétaire n’a approuvé que 50% de vos coûts, donc c’est tout ce que nous pouvons vous payer ». Cela arrive tout le temps.
Heureusement, avec un ordre de modification signé, cela modifie légalement le contrat et cela vous donne la possibilité de prendre un privilège en cas de non-paiement.
Conclusion
Maintenant vous savez comment facturer correctement et efficacement les ordres de modification.
Il n’est pas nécessaire que ce soit un défi ou un problème pour les faire approuver. Les ordres de modification peuvent vous faire gagner entre 10 et 20% sur la valeur supplémentaire du contrat. Je vous ai montré comment émettre stratégiquement des ordres de modification, le montant à facturer, et comment négocier leur approbation. Je vous ai également montré comment les inclure dans votre facturation AIA.