Chaque dollar compte pour les propriétaires d’entreprise, donc si vous ne savez pas où vous en êtes sur une base mensuelle, vous pourriez ne pas être là à la fin de l’année. Et si l’utilisation d’un logiciel de comptabilité à faire soi-même peut aider à surveiller les coûts, les avantages d’embaucher de bons comptables vont bien au-delà du calcul des chiffres. Potentiellement, ils peuvent être le partenaire financier de votre entreprise pour la vie, avec une connaissance intime non seulement de la façon dont vous allez financer votre prochain chariot élévateur, par exemple, mais aussi de la façon dont vous allez financer l’éducation universitaire de votre fille.
Avant d’en embaucher un cependant, assurez-vous de comprendre les quatre domaines d’expertise de base dans un cabinet de comptabilité générale :
- Services de conseil aux entreprises. Puisqu’un comptable doit connaître l’environnement de votre entreprise, votre situation fiscale et vos états financiers, il est logique de lui demander de rassembler tous les éléments et de vous aider à élaborer un plan d’affaires et un plan financier personnel. Les comptables peuvent vous donner des conseils sur tous les sujets, de l’assurance (avez-vous vraiment besoin d’une assurance contre les pertes d’exploitation ou est-il plus économique de louer un deuxième site ?) à l’expansion (quelle sera l’incidence d’une capacité supplémentaire sur les coûts d’exploitation ?) Les comptables peuvent apporter un nouveau niveau de perspicacité, simplement en vertu de leur perspective.
- Comptabilité et tenue des dossiers. Il s’agit peut-être de la plus fondamentale des disciplines comptables. Bien qu’il soit logique que de nombreux propriétaires d’entreprise gèrent leurs dossiers au jour le jour, un comptable peut aider à mettre en place des systèmes de tenue de livres et de comptabilité et vous montrer comment les utiliser. Un bon système vous permet d’évaluer la rentabilité et de modifier les prix. Il vous permet également de surveiller les dépenses, de suivre un budget, de repérer les tendances et de réduire les frais comptables nécessaires à la production des états financiers et des déclarations fiscales.
- Conseils fiscaux. Les comptables qui fournissent une assistance sur les questions fiscales peuvent généralement le faire dans deux domaines : la conformité fiscale et la planification fiscale. La planification fait référence à la réduction de votre charge fiscale globale. La conformité fait référence à l’obéissance aux lois fiscales.
- L’audit. Ces services sont le plus souvent exigés par les banques comme condition d’un prêt. Il existe de nombreux niveaux d’audit, allant de la simple préparation des états financiers à un véritable audit, où le comptable ou un autre tiers fournit l’assurance que les informations financières d’une entreprise sont exactes.
Choisir un comptable
La meilleure façon de trouver un bon comptable est d’obtenir une recommandation de votre avocat, de votre banquier ou d’un collègue de travail. Vous pouvez également vous renseigner auprès de la Society of Certified Public Accountants de votre État, qui peut vous aiguiller.
Alors que les comptables travaillent généralement pour de grandes entreprises, les CPA (certified public accountants) travaillent pour une variété de grandes et petites entreprises. Ne sous-estimez pas l’importance d’un CPA. Ce titre n’est attribué qu’aux personnes qui ont réussi un test rigoureux de deux jours, normalisé au niveau national. La plupart des États exigent que les CPA aient au moins un diplôme universitaire ou son équivalent. Plusieurs États exigent également un travail de troisième cycle.
Une fois que vous avez trouvé de bons candidats, il est important de déterminer quelle part du travail sera effectuée par votre entreprise et quelle part sera effectuée par le comptable.
Les services comptables peuvent être divisés en trois grandes catégories : l’enregistrement des transactions, leur assemblage et la production de déclarations et d’états financiers. Bien que les deux premières catégories exigent un niveau de compétence moins élevé que la dernière, de nombreux cabinets facturent le même taux horaire pour les trois. C’est pourquoi il est important de déterminer exactement le travail que vous souhaitez confier à un comptable.
L’étape suivante consiste à interroger vos référents. Pour chacun, prévoyez deux rencontres avant de prendre votre décision. Une rencontre devrait avoir lieu chez vous. L’autre devrait avoir lieu chez eux. Au cours des entretiens, votre objectif principal est de vous renseigner sur trois choses : les services, la personnalité et les honoraires. Voici ce qu’il faut demander dans chaque domaine.
- Services : La plupart des cabinets comptables proposent des services de fiscalité et d’audit. Mais qu’en est-il de la tenue de livres ? Le conseil en gestion ? La planification successorale ? Le comptable vous aidera-t-il à concevoir et à mettre en œuvre des systèmes d’information financière ? Un CPA peut offrir des services qui comprennent l’analyse des transactions pour les prêts et le financement ; la préparation, l’audit, la révision et la compilation des états financiers ; la gestion des investissements ; et la représentation devant les autorités fiscales.
Bien que les petits cabinets comptables soient généralement un meilleur pari pour les entrepreneurs, ils peuvent ne pas offrir tous ces services. Assurez-vous que le cabinet dispose de ce dont vous avez besoin. S’il ne peut pas offrir de services spécialisés, il peut avoir des relations avec d’autres cabinets auxquels il peut vous adresser pour traiter ces questions. En plus des services, assurez-vous que le cabinet a de l’expérience avec les petites entreprises et votre industrie spécifique. - Personnalité : Le style du comptable est-il compatible avec le vôtre ? Assurez-vous que les personnes que vous rencontrez sont les mêmes que celles qui s’occuperont de votre entreprise. Dans de nombreux cabinets comptables, certains partenaires s’occupent des ventes et des nouvelles affaires, puis transmettent le travail réel sur les comptes à d’autres.
Lorsque vous évaluez les compétences et la compatibilité, demandez aux candidats comment ils géreraient les situations qui vous concernent. Par exemple : Comment géreriez-vous un audit d’un bureau de l’IRS cherchant à vérifier des dépenses automobiles ? Écoutez les réponses et décidez si c’est ainsi que vous aimeriez que vos affaires soient traitées.
Réalisez aussi que le fait d’avoir un comptable qui adopte une approche différente peut être une bonne chose. Assurez-vous simplement que le comptable ne vous pousse pas à faire des choses avec lesquelles vous n’êtes pas à l’aise. - Frais : Posez des questions à ce sujet dès le départ. La plupart des cabinets comptables facturent à l’heure, avec des honoraires allant de 100 à 275 dollars. Cependant, d’autres travaillent sur la base d’un acompte mensuel. Obtenez une série de devis de différents comptables. Essayez également d’obtenir une estimation des frais annuels totaux en fonction des services dont vous avez discuté.
Ne fondez pas votre décision uniquement sur le coût, cependant, car un comptable qui facture un taux horaire plus élevé est susceptible d’être plus expérimenté et capable de travailler plus rapidement qu’un novice qui facture moins.
Ne manquez pas non plus de demander des références – en particulier des clients de votre secteur. Appelez-les pour savoir s’ils ont été satisfaits des services, des honoraires et de la disponibilité du comptable.
Prenez le maximum de la relation
Après avoir fait votre choix, précisez les termes de l’accord dans une lettre de mission. Ce document doit détailler les déclarations et états à préparer et les honoraires à facturer. Cela garantit que vous et votre comptable avez les mêmes attentes.
Aussi, respectez votre part de l’accord. Ne remettez pas à votre comptable une boîte à chaussures pleine de reçus. Notez les détails de tous les chèques dans votre registre de chèques, qu’il s’agisse de services publics, de fournitures et ainsi de suite. De même, identifiez les sources de revenus sur vos bordereaux de dépôt bancaire. Plus vous tenez bien vos registres, moins votre comptable doit passer de temps et plus vos honoraires seront bas.
C’est une bonne idée de rencontrer ou au moins de parler avec votre comptable tous les mois. Passez en revue les états financiers et examinez les problèmes afin de savoir où va votre argent. Votre comptable devrait aller au-delà du calcul des chiffres pour suggérer d’autres façons de réduire les coûts et agir comme une caisse de résonance pour toutes les idées ou questions que vous avez.
Extrait de Start Your Own Business, Fifth Edition par le personnel de Entrepreneur.Asking the Right Questions
Voici dix questions cruciales à poser lors de l’entretien avec un comptable :
1. Êtes-vous un expert-comptable ? (Ne supposez pas que tous les comptables le sont.)
2. Êtes-vous autorisé à exercer dans votre État ?
3. Quand et où avez-vous reçu une licence d’exercice ?
4. Où avez-vous fait vos études, et quels diplômes avez-vous obtenus ?
5. Qui sont certains de vos clients ? (Appelez-les.)
6. Dans quel domaine vous spécialisez-vous ?
7. Quelle est la taille de vos clients, et quelle était leur taille lorsque vous avez commencé votre relation avec eux ?
8. Dans quelle mesure êtes-vous accessible ? (Certains comptables ne sont disponibles que pendant les heures de bureau ; d’autres vous donneront leur numéro de domicile ou de téléavertisseur)
9. À quelles organisations professionnelles appartenez-vous ? Dans quelle mesure êtes-vous actif dans ces groupes ?
10. Quels sont vos honoraires ? (Demandez à voir des factures courantes.)
Extrait de Start Your Own Business, Fifth Edition par le personnel d’Entrepreneur.