44 Modèles de factures commerciales vierges [PDF, Word]

Plus simplement, une facture commerciale est un document qui sert de preuve de transaction entre un acheteur et un vendeur. Elle peut également être utilisée par les douanes pour établir la valeur des marchandises importées en vue de l’évaluation des droits et taxes.

Ce document est préparé par le vendeur et doit contenir les bonnes informations. En soi, une facture commerciale ne confère pas de droits de propriété sur la marchandise ou les biens – sauf si elle est accompagnée d’une pièce jointe qui contient le montant total du paiement de la personne qui importe la marchandise. Le plus souvent, le vendeur remet un exemplaire original de la facture à l’acheteur et en garde une copie pour lui-même. Cependant, si la marchandise doit être importée, plusieurs copies peuvent être données en fonction des besoins.

Les factures commerciales doivent contenir toutes les informations essentielles nécessaires afin que, lors de son utilisation et de son inspection, il n’y ait pas de retards inutiles avec les douanes. Dans cet article, vous apprendrez tout sur ce document ainsi que sur la façon de créer votre propre modèle officiel.

Modèles de factures commerciales

Quand les factures commerciales sont-elles utilisées ?

Les factures commerciales sont des documents importants qui peuvent être utilisés à différentes fins. Les vendeurs et les exportateurs doivent savoir comment et quand les remettre ainsi que comment les remplir correctement. Les acheteurs et les importateurs doivent également avoir beaucoup d’informations sur ces documents afin d’être prêts chaque fois que ces documents sont demandés.

Voici quelques-unes des raisons les plus importantes pour lesquelles les factures commerciales sont faites et utilisées :

En tant qu’exportateur, vous pourrez l’utiliser pour soutenir vos demandes d’assurance, vos prêts et vos programmes de subvention. L’avoir en main permettra des transactions plus rapides et plus fluides lors de la présentation des exigences.
L’acheteur et le vendeur peuvent tous deux l’utiliser comme registre ou comme preuve pour les articles qui ont été achetés/vendus. Avoir des enregistrements des articles vendus et achetés est bénéfique pour l’enregistrement financier et la comptabilité.
L’acheteur ou l’importateur peut l’utiliser pour émettre les fonds pour le paiement par la banque au vendeur ou à l’exportateur. Sans facture commerciale, la banque peut refuser d’émettre des fonds, en fonction de ses politiques.
Ce document servirait de pièce justificative principale lorsqu’il y a une réclamation d’assurance sur une expédition particulière. Pour que la réclamation d’assurance soit donnée, une facture officielle devrait être présentée.
Lorsque les marchandises sont expédiées dans un autre pays, l’importateur devrait être en mesure de le remettre avant que la marchandise puisse être dédouanée. Sans elle, les marchandises pourraient être retenues à l’aéroport jusqu’à ce que d’autres exigences soient présentées, ce qui serait très gênant.
Les banques devraient inspecter la facture commerciale avant de donner de l’argent dans le cadre d’une lettre de crédit ou d’un encaissement documentaire.
Ce document peut également être utilisé conjointement avec d’autres documents (comme un certificat d’inspection), qui serviraient de preuve que ce que vous expédiez est de la meilleure qualité et correspond exactement à ce que votre client a commandé.
Il peut également être utilisé par le gouvernement pour déterminer la valeur des biens ou des marchandises lors de l’évaluation des droits.
Pour les autorités douanières, cela peut également être utilisé dans le même but ainsi que pour l’enregistrement des statistiques et pour l’inspection.
Elle peut servir de contrat contraignant lors d’une transaction et elle peut être utilisée comme une exigence clé dans la procédure de licence d’importation par certains pays.

Comme vous pouvez le voir, les factures commerciales sont des documents importants, pour un certain nombre de raisons. Il serait donc très utile d’apprendre tout ce que vous pouvez sur elles.

Les informations importantes nécessaires dans les factures commerciales

Si vous êtes un vendeur ou un exportateur et que vous envisagez de réaliser votre propre modèle de facture commerciale pour votre entreprise, vous devez connaître les informations vitales requises qui doivent y être placées. Toutes ces informations doivent être présentes pour rendre votre document officiel et précis :

Nom complet, adresse postale complète et coordonnées du vendeur.
Nom complet, adresse postale complète et coordonnées de l’acheteur.
S’il s’agit d’une marchandise expédiée, le nom complet, l’adresse postale complète et les coordonnées de la personne à qui la marchandise doit être expédiée.
Le numéro de référence, la date d’émission de la facture et le numéro de la commande de la marchandise.
Description complète de la marchandise, y compris toutes les marques, les numéros, les quantités, la nature et le poids.
Détail de la description commerciale de la marchandise en anglais simple.
Quantités de la marchandise avec leur poids net et brut.
Prix et devise de la marchandise.
Tous les rabais et frais supplémentaires, le cas échéant, pour vérifier les prix spécifiés dans la facture.
Temps et mode de paiement et de livraison.
Pays d’où provient la marchandise. Si le nom du fabricant est présent, ce serait utile mais pas obligatoire.
Moyens d’expédition et itinéraire d’expédition.
Date et référence au numéro du contrat de vente.
L’heure, la date et le lieu où les marchandises ont été vendues.
Une signature et la date de signature (le titre du signataire peut être placé aussi).

Tous ces éléments sont nécessaires pour faire un modèle. D’autres informations sur la réalisation et le remplissage d’une facture commerciale sont données dans d’autres parties de l’article. Gardez également à l’esprit que lorsque vous faites la facture, assurez-vous d’avoir une copie originale signée ainsi que le nombre d’autres copies nécessaires à l’acheteur et au vendeur.

Facture commerciale vierge

Comment faire votre propre modèle de facture commerciale

Faire votre propre modèle pour votre société ou votre entreprise est assez facile tant que vous avez suffisamment d’informations pour vous aider. Voici quelques étapes simples pour vous guider dans la création de votre propre modèle personnalisé :

Pour avoir une bonne et solide référence, allez en ligne, cherchez et trouvez des factures commerciales imprimables qui ont déjà été pré-fabriquées. De nombreux sites en proposent et il vous suffit de les parcourir et de choisir celle à laquelle vous souhaitez que votre facture ressemble.
Pour mieux comprendre le document, essayez de remplir la facture en ligne. Cela vous permettra de mieux comprendre comment vous devriez formater votre propre facture.
En utilisant Microsoft Excel (ou tout autre tableur avec lequel vous êtes à l’aise), formatez et concevez votre propre modèle de facture commerciale. Vous pouvez utiliser les formulaires gratuits et préfabriqués que vous trouvez en ligne comme guide dans la façon dont vous faites votre propre version. Créez votre facture de manière à ce qu’elle corresponde à votre propre activité et à vos produits, pour des transactions commerciales efficaces à l’avenir. Avec les factures pré-fabriquées, assurez-vous d’inclure toutes les informations nécessaires pour rendre votre facture officielle.
Bien qu’il y ait des informations requises, il n’y a pas de format spécifique ou requis pour celles-ci. Afin de vous épargner beaucoup de temps et d’efforts, il serait préférable pour vous de travailler avec des formulaires préétablis plutôt que de faire le vôtre à partir de zéro.

Certains termes que vous auriez besoin de comprendre avant de remplir la facture commerciale

Les factures commerciales comportent beaucoup d’informations et pour pouvoir les remplir correctement, vous devez être en mesure de comprendre tous les termes qui y sont écrits. Lisez ce qui suit pour apprendre les termes les plus courants que l’on trouve sur toute facture commerciale, pour le bénéfice des acheteurs, des importateurs, des vendeurs ou des exportateurs.

L’expéditeur ou l’exportateur vous désigne – la personne ou la société qui vend, expédie ou exporte des marchandises à titre commercial.
Le destinataire fait référence à la personne ou à la société où la marchandise achetée est envoyée ou expédiée.
Le destinataire intermédiaire fait référence à la personne ou à la société qui agirait en tant que liaison au nom du destinataire dans un pays différent, le cas échéant, pour pouvoir effectuer la livraison.
Date fait référence à la date exacte à laquelle la marchandise est expédiée et exportée.
Numéro de facture fait référence au numéro de facture commerciale, qui est donné par le vendeur ou l’exportateur.
Numéro de commande du client fait référence au numéro de référence de la commande, qui est donné par l’acheteur ou le client.
Devise fait référence à la devise réelle utilisée pour calculer les montants totaux de la facture.
Pays d’origine fait référence au pays d’où provient la marchandise.
Pays de destination fait référence au pays où la marchandise est exportée ou expédiée.
Transporteur fait référence à la société ou à l’itinéraire qui est utilisé pour exporter la marchandise.
Conditions de paiement fait référence aux conditions, convenues entre l’acheteur et le vendeur.
Les conditions de fret font référence à toutes les conditions qui s’appliqueraient à l’ensemble du processus d’expédition et de livraison.
Les notes font référence à toutes les instructions d’expédition et de livraison de l’acheteur.
Valeur unitaire fait référence au coût de chacun des articles, individuellement.
Poids fait référence au poids total de tous les articles combinés.
Fret fait référence à tous les frais de transport.
Assurance fait référence à tous les frais d’assurance.
Signature désigne le titre et la signature de l’expéditeur ainsi que la date d’expédition de la marchandise.

Savoir la définition de ces termes que l’on retrouve couramment sur les factures commerciales vous aidera à les remplir et à mieux les comprendre. Les choses seraient beaucoup plus claires et vous seriez beaucoup plus efficace pour remplir et donner des factures.

Formulaire de facture commerciale

Comment remplir des factures commerciales

Maintenant que vous savez comment faire votre propre modèle de facture commerciale et que vous avez parcouru les définitions des termes les plus courants qu’on y trouve, il est temps de comprendre comment remplir une facture efficacement. Il est essentiel de savoir comment les remplir avec précision afin de mettre les bonnes informations sur ce document important.

Lisez la suite et étudiez les étapes pour remplir correctement les factures commerciales :

Fournissez les informations correctes et complètes pour l’acheteur, le vendeur et les éventuels intermédiaires. Pour compléter ces données, vous auriez besoin du nom, de l’adresse postale complète (avec le code du pays), du numéro de contact (également avec le code du pays) et du numéro d’identification fiscale ou de sécurité sociale ou de tout autre numéro d’identification gouvernemental comparable. Dans le cas de l’expédition d’articles, les destinataires peuvent être appelés destinataires tandis que l’acheteur ou l’expéditeur peut être appelé expéditeur.
Fournir complètement tous les détails de l’expédition. Ces données contiennent le numéro de facture de l’exportateur, la ou les raisons de l’exportation de la marchandise, les conditions de vente, le numéro de la lettre de transport ou l’ID de l’expédition – que le transporteur utilisera pour identifier ou suivre l’expédition, le nom du transporteur et la date à laquelle l’expédition a été exportée. Il est bon de noter que certains des éléments énumérés ci-dessus ne s’appliquent pas à votre vente ou à votre envoi et que vous n’avez donc pas besoin de remplir ces parties. Les conditions de vente sont probablement l’élément le plus important ici car il contient beaucoup d’informations concernant le processus d’expédition et de livraison.
Notez les descriptions de tous les articles qui sont inclus. Incluez tous les articles de l’envoi, leur quantité (avec l’unité utilisée pour mesurer le(s) article(s)), une courte description de l’article ainsi que ce à quoi l’article ou les articles seraient utilisés ou s’ils seront vendus. Indiquez également le pays d’où proviennent les marchandises (pas nécessairement celui d’où elles sont expédiées), leur composition et les numéros d’articles, le cas échéant.
Complétez la valeur unitaire ainsi que la valeur totale de votre envoi. Il s’agit de la valeur de chacun des articles, de la valeur totale de tous les articles et de la devise qui a été utilisée pour calculer les montants. Pour les articles importés, le montant que vous avez payé pour la marchandise doit être inclus, sans les frais d’expédition ni les frais d’assurance. Pour les articles qui sont exportés, le montant pour lequel la marchandise a été achetée est nécessaire ainsi que la devise utilisée pour les acheter.
Finaliser toutes les informations concernant l’envoi. Nombre et poids total des colis, frais d’assurance, rabais ou remises appliqués, frais de transport et tout autre coût associé à l’expédition. Remplissez tout ce qui s’applique à votre transaction et à votre envoi.
Signez votre facture. Sans signature, votre facture peut ne pas être considérée comme valide.
Faites des copies de votre facture. Comme vous donnerez la copie originale à votre acheteur, vous devriez faire autant de copies que nécessaire, pour vos dossiers ou à d’autres fins.
Vérifiez si toutes les informations sont exactes et si vous devez fournir d’autres documents justificatifs. Un exemple de document supplémentaire serait un certificat d’origine. Ces documents supplémentaires sont généralement nécessaires pour les envois internationaux, mais il serait sage de toujours vérifier si des documents supplémentaires sont nécessaires, peu importe où votre envoi sera envoyé.

Voilà ! Un guide facile, étape par étape, pour remplir avec précision et efficacité les factures commerciales. Ce guide vous permettra d’effectuer plus facilement des transactions plus rapides dans votre entreprise.

Échantillons de factures commerciales

La différence entre la facture commerciale et la facture d’expédition

Il existe de nombreux types de factures et il serait utile pour vous de savoir ce qu’elles sont et comment elles diffèrent les unes des autres. Cela vous aiderait à déterminer quelle facture doit être utilisée dans quelles transactions et laquelle vous devriez présenter lorsqu’on vous demande des documents en tant qu’exigences.

Voici quelques différences entre les deux types de factures :

Facture commerciale

Utilisée dans les expéditions internationales, elle contient donc des informations plus détaillées. Cela comprend des informations détaillées sur la description des articles avec les quantités et le poids, le prix individuel et total des articles et tous les autres coûts et frais d’expédition.

Les termes, les tarifs et les normes internationales sont pris en considération lors de la réalisation des factures commerciales. Elle contient également des informations détaillées sur l’expéditeur et le destinataire.

Facture d’expédition

Liste générale d’articles envoyés d’un individu ou d’une entreprise à un autre individu ou entreprise, utilisée au niveau national.

Ces factures donnent une méthode de comptabilité pour l’inventaire des articles expédiés, sans beaucoup de détails. Elle peut seulement contenir une liste des articles avec leur prix individuel et leur quantité.

Ce sont les différences fondamentales des deux factures. En termes simples, l’une est plus compliquée que l’autre car l’une (facture commerciale) est utilisée pour l’expédition internationale tandis que l’autre (facture d’expédition) est utilisée pour l’expédition nationale. Cependant, les deux factures servent de document légal pour prouver qu’une transaction a été effectuée et convenue entre deux parties.